5 PASSOS PARA ORGANIZAR A SECRETARIA DA SUA ESCOLA

Qual o primeiro lugar que a maioria das pessoas visita assim que entra em uma instituição de ensino? Se a sua resposta foi “secretaria”, você acertou. Ao entrarmos em qualquer escola, a secretaria é o primeiro lugar onde vamos buscar informações, tirar dúvidas e solicitar um direcionamento. É lá que são mantidos os registros, arquivos e documentos de tudo que envolve a escola bem como seus trâmites administrativos e curriculares. Trata-se, portanto, da porta de entrada da instituição de ensino e também o seu núcleo organizacional. Apesar do seu papel fundamental justamente no setor de organização, entre papeladas, responsabilidades, atendimento, reuniões e compromissos, os profissionais que atuam nesta área podem acabar tendo sérios problemas com a ordenação dessas tarefas e com a composição de tantos documentos. Pensando nisso, no post de hoje daremos 5 passos que são essenciais no momento de organizar a secretaria da sua escola e obter um rendimento muito melhor dos seus profissionais. Vamos a eles!   1- Fornecer o material necessário Uma secretaria organizada deve possuir, antes de qualquer coisa, locais de armazenamento, arquivamento e consulta. É fundamental que a instituição forneça todo o material necessário para que os funcionários possuam mecanismos eficientes que facilitem o processo de pesquisa e de informação. Caixas organizadoras e arquivos, por exemplo, são excelentes para guardar documentos, além, é claro, de armários, gavetas e uma estrutura boa de escritório com cadeiras, mesas e um bom espaço de circulação.   2- Organizar racionalmente o trabalho O primeiro passo para um aumento do rendimento é a diminuição da perda de tempo com o processo de procura. Sendo assim, após a preparação do local em si, é muito importante que os profissionais responsáveis pela secretaria tenham em mente três princípios fundamentais da categorização de arquivos: localização rápida, segurança e flexibilidade. A partir disso é possível classificar os documentos e organizá-los de modo que os arquivos de localização rápida estejam sempre a mão e outros, menos usados, guardados em segurança. O uso de cores e etiquetas também facilitam bastante no processo de pesquisa e devem ser usadas sempre que possível.   3- Aproveitar os talentos e motivações da equipe Após o processo de construção e organização, cabe ao gestor identificar em sua equipe responsável pela secretaria seus talentos e motivações individuais. Com isso, é possível atribuir responsabilidades que serão potencializadas de acordo com cada indivíduo. Por exemplo, uma pessoa mais organizada pode ser encaminhada para o processo de manutenção da organização, outra com mais facilidades ao lidar com o público pode ser designada para o atendimento ao cliente, e assim por diante.   4- Trabalhar com eficácia, reduzindo os desperdícios Com a organização, vem a eficácia do trabalho e, consequentemente, muitos desperdícios são evitados. Ao elaborar com a sua equipe algumas diretrizes a serem seguidas, o gestor consegue propor um ritmo de trabalho mais focado e determinado para conservar a secretaria em ordem. Ou seja, criar o hábito de manter o setor organizado, ao invés de arrumá-lo continuamente, evitando assim, desperdícios de material, energia e, principalmente, tempo.   5- Utilizar a tecnologia Com a constante evolução da tecnologia os métodos tradicionais de organizar a secretaria mudaram. Prova disso é que as ferramentas tecnológicas podem ajudar — e muito — na organização desse espaço escolar, facilitando bastante a vida dos funcionários. Atualmente, através dos sistemas de gestão escolar, é possível otimizar a organização da secretaria, reduzindo consideravelmente a utilização de papel e também do espaço físico destinado para o armazenamento de arquivos. Sendo assim, a solução ideal para você organizar de vez a secretaria de sua instituição de ensino é a adoção do Sistema EGD. Através dele é possível organizar de forma muito mais simples toda a parte burocrática da secretaria, além de possibilitar aos pais acessar informações como faltas, notas e horários através da plataforma, sem necessidade de ir até a escola. Com o Sistema EGD você garante que a secretaria não fique sobrecarregada e permite que seus funcionários trabalhem de forma muito mais organizada e eficaz. Quer conhecer mais sobre o Sistema EGD? Fale agora com um de nossos consultores e saiba como podemos te auxiliar a obter melhores resultados com sua instituição de ensino!