Secretaria escolar: 3 passos para otimizar esse setor e ter uma secretaria mais eficiente

A secretaria da escola é a porta de entrada e o elo de ligação entre os alunos e a escola. Além de recepcionar os novos alunos e responsáveis, a secretaria da escola, na maioria das vezes, é o setor responsável por fazer comunicados, requisitar e entregar documentos e garantir que, em caso de necessidade, toda a comunidade escolar seja atendida da melhor forma possível.

Portanto, não é difícil imaginar a quantidade de tarefas que compõe a rotina diária de uma secretaria e o número de processos que precisam ser executados. Por isso é muito comum que a secretaria seja o primeiro setor onde seja flagrante a necessidade de otimização.

Otimizar o desempenho da secretaria da sua escola vai refletir positivamente para dentro e para fora da sua escola. E você pode acreditar, é bem mais simples do que parece. Nós listamos 3 atitudes simples que vão te ajudar a dar um novo nível de produtividade para a secretaria da sua escola.

Reduza o uso de papéis ao máximo na secretaria da sua escola

Usar muitos papéis resulta em ter muitos arquivos e ter muitos arquivos resulta em muito espaço ocupado e demora na busca e consolidação de informações.

Reduzir o uso de papéis representa ter uma escola ecologicamente correta, redução de custo para a escola, menos espaço físico ocupado. Além disso, ao digitalizar as informações, você gastará menos tempo para realizar matrículas, realizar consultas de dados e relatórios (Saiba mais: Relatório de alunos: Como personalizar o seu com o Sistema EGD).

Crie processos, documente e treine sua equipe para as rotinas mais comuns da secretaria escolar

Quando você mapeia as rotinas mais comuns e cria processos claros para cada uma delas sua equipe se torna mais eficiente. Quando nós trabalhamos com processos bem definidos nosso trabalho flui melhor e nós economizamos energia com a tomada de decisões que não precisariam ser tomadas.

Para iniciar essa estruturação é fundamental que você enumere cada uma das funções que ocorrem na secretaria da escola. E, em seguida estabeleça um fluxo de ações que deverão ser executadas em cada uma dessas situações.

Dessa forma você consegue tornar a equipe atual mais produtiva, satisfeita, terá métricas para mensurar a qualidade do trabalho do setor e ainda tornará mais rápido o período de treinamento de novos colaboradores.

Lance mão da tecnologia para aumentar a produtividade da secretaria da sua escola

Um setor que ainda depende de rotinas e consultas em papel está fadado ao fracasso e isso não é nenhum segredo. No entanto, ainda existem escolas que não percebem ou subutilizam tudo o que a tecnologia pode oferecer para a otimização das rotinas burocráticas da escola.

Quando falamos em burocracia, na maior parte do tempo, estamos falando de tarefas que ocorrem dentro da secretaria da escolar. É comum que, em escolas menores, as notas sejam lançadas pela secretaria, os históricos e boletins sejam impressos por lá e, em alguns casos, até mesmo a conferência dos pagamentos fica por conta desse setor.

O grande problema é que são rotinas que surgem de diferentes setores e que possuem um volume altíssimo de informações. Lidar com essa quantidade de informações de forma manual é a chave para o erro e os problemas com as informações lançadas erradas.

Aqui no Sistema EGD eu já conversei com centenas de escolas que demoravam dias para consolidar informações importantes. Esse problema se dava exatamente por não terem apoio tecnológico para o lançamento e checagem das informações.

Portanto, para que a secretaria da sua escola funcione no máximo do seu potencial é fundamental que você forneça apoio tecnológico. Hoje em dia já existem sistemas de gestão (Saiba mais: Sistema de gestão para escolas: Como fazer a escolha certa) pensados exclusivamente para resolver os problemas e desafios das escolas. Não hesite em ter um desses na sua escola