A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO DA SECRETARIA DA SUA ESCOLA

A escola é uma organização que essencialmente lida com pessoas. Sua peculiaridade está em ser a primeira instituição que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. Mais ainda, uma instituição que, em complemento às famílias, tem a missão de educar.

A experiência na escola pode desenvolver ou não os sentimentos de confiança e satisfação de pertencer à sociedade e de exercer a cidadania. Escolas funcionam mais ou menos organizadas e capazes de atender às necessidades de suas comunidades interna e externa, dependendo, em boa medida, de seus secretários escolares e auxiliares de secretaria.

A Secretaria Escolar tem a seu cargo a execução do plano letivo e de funcionamento da atividade escolar, bem como a gestão e atualização do processo administrativo-pedagógico individual dos alunos. Sendo assim, ela assegura o atendimento e o esclarecimento dos alunos em matérias da área

administrativo-pedagógica, tais como as relativas a classificações, avaliações, transição de ano curricular e justificação de faltas, entre outras.

A recepção assegura, em geral e em primeira instância, o atendimento e o esclarecimento dos alunos sobre todos os assuntos de caráter administrativo e escolar que lhes digam respeito, ou promove o seu encaminhamento para outros serviços quando a natureza das questões postas, por estar fora do seu âmbito de competências, assim o determine.

Quando paramos para pensar, qual o primeiro lugar que a maioria das pessoas visita assim que entra em uma instituição de ensino? Se a sua resposta foi “secretaria”, você acertou. Ao entrarmos em qualquer escola, a secretaria é o primeiro lugar onde vamos buscar informações, tirar dúvidas e solicitar um direcionamento. É lá que são mantidos os registros, arquivos e documentos de tudo que envolve a escola bem como seus trâmites administrativos e curriculares.

Trata-se, portanto, da porta de entrada da instituição de ensino e também o seu núcleo organizacional.

Apesar do seu papel fundamental justamente no setor de organização, entre papeladas, responsabilidades, atendimento, reuniões e compromissos, os profissionais que atuam nesta área podem acabar tendo sérios problemas com a ordenação dessas tarefas e com a composição de tantos documentos.

Como um administrador, o secretário escolar e auxiliares de secretaria devem estar capacitados para:

– Organização racional do trabalho;

– Aproveitar os talentos e motivações da equipe;

– Simplificar processos e métodos de trabalho;

– Aproximar-se de seu público antecipando as suas necessidades;

– Trabalhar com eficácia, reduzindo os desperdícios;

Tais capacitações são fundamentais para qualquer profissional que atue na secretaria de uma instituição de ensino.

Assim, é essencial que haja, além destas fundamentais características, uma estrutura organizada, equipamentos adequados e profissionais de atendimento capazes de acolher os pais, resolver as questões burocráticas e colocar o aluno sempre como prioridade no processo.

Atualmente, através dos sistemas de gestão escolar, é possível otimizar a organização da secretaria, reduzindo consideravelmente a utilização de papel e também do espaço físico destinado para o armazenamento de arquivos.

Sendo assim, a solução ideal para você organizar de vez a secretaria de sua instituição de ensino é a adoção do Sistema Edux. Através dele é possível organizar de forma muito mais simples toda a parte burocrática da secretaria, além de possibilitar aos pais acessar informações como faltas, notas e horários através da plataforma, sem necessidade de ir até a escola.

Com o Sistema Edux você garante que a secretaria não fique sobrecarregada e permite que seus funcionários trabalhem de forma muito mais organizada e eficaz.

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