OS BENEFÍCIOS DE UMA SECRETARIA ESCOLAR MODERNA E AUTOMATIZADA

Um dos setores mais importantes que merecem atenção e cuidado para que o todo funcione dentro de uma instituição de ensino é a secretaria. Muitas vezes com sua importância deixada de lado, é por lá que quase todos os processos passam e ter uma secretaria atualizada e constantemente organizada trás benefícios diretos na automatização das tarefas, ganhando tempo e descomplicando quando o gestor necessita de algum documento ou algum dado que está arquivado lá.

É muito importante também que o gestor opte por ferramentas modernas que facilitem os processos da secretaria. A tecnologia chega para auxiliar nos mais diversos setores das escolas e a secretaria é uma grande beneficiada por isso de diversas formas. As melhorias ao se adotar sistemas que visam informatizar a secretaria são vistas em várias frentes, da melhoria da prestação dos serviços à redução de custos que antes pareciam indispensáveis.

Confira como a sua secretaria ganha com um software de gestão de ponta e faça todos os setores da sua escola caminharem na mesma direção!

1.     Vantagens de uma secretaria informatizada: Processo online de matrículas

O uso da tecnologia pode reduzir dores de cabeça do gestor logo nos primeiros momentos do ano da instituição. O período de matrículas é extremamente importante e a forma como você lida com isso na sua escola já é a primeira impressão que responsáveis e alunos terão à respeito da sua escola, então, é importante automatizar e tornar esse processo o mais simples e direto possível. Um software de gestão permite que as turmas sejam cadastradas de forma simultânea, otimizando o tempo. Além disso, a partir da existência de um banco de dados que permanece no sistema, as atualizações se dão de uma forma mais automática também.

2.          Vantagens de uma secretaria informatizada: Melhora na captação e retenção de matrículas

A presença da tecnologia na secretaria da escola também auxilia em questões que muitas vezes são um problema para o gestor, como a captação de alunos e o controle da inadimplência. O monitoramento do próprio sistema já facilita muito a vida no momento de identificar aqueles alunos que estão inadimplentes e algumas soluções já se apresentam de forma direta como por exemplo o disparo automatizado de emails de boletos de cobrança. Essa automatização dos processos diários também reflete na relação com os responsáveis e alunos que passam a ter uma ponte de qualidade para dialogar com a escola, valorizando essa relação e contribuindo para manter antigas matrículas.

3.    Vantagens de uma secretaria informatizada: Armazenamento 100% online dos arquivos

Um dos maiores problemas de qualquer secretaria escolar sempre foi a organização, acúmulo e administração de todos os registros, documentos e arquivos que se acumulam nesse espaço em forma de muita papelada. Esse excesso de papel é muito prejudicial na rotina da escola uma vez que a informação não está tão direta e muitas vezes perde-se muito tempo tentando localizar aquilo que é buscado. Com um sistema que tenha um armazenamento online, não mais se faz necessário um controle manual das informações e planilhas automaticamente atualizadas passam a fazer parte da organização da escola, facilitando o acesso à quaisquer dados independente de qual é a sua data.

4.    Vantagens de uma secretaria informatizada: Maior facilidade em monitorar desempenho

Um sistema de última geração é capaz de mapear toda a sua base de alunos e dessa forma o gestor consegue administrar melhor cada caso individualmente, analisando o histórico do aluno e informações importantes em relação a ele. Questões como desempenho em cada disciplina, notas, frequência e anotações podem ser consultadas em tempo real, reduzindo o tempo gasto em cada caso específico, podendo focar mais nas individualidades dos alunos e buscar uma melhora no rendimento acadêmico. Os pais também tem acesso à alguns desses dados em tempo real, então, o software não traz vantagens apenas para os gestores dos colégios. Planilhas também podem ser elaboradas e pensadas para os professores e funcionários e dessa forma, o monitoramento não se restringe apenas aos alunos, dando uma gama de possibilidades a serem analisadas pelo gestor e proporcionando uma maior facilidade de identificar erros e elaborar estratégias para solucionar problemas.

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