Sistema de gestão escolar: Por que você deve contratar um agora mesmo

Um sistema de gestão escolar é o que há de mais moderno em tecnologia para instituições de ensino. No entanto, algumas escolas ainda não contam com esse tipo de tecnologia por não conhecerem ou não entenderem todos os benefícios que um sistema de gestão pode trazer.

No post de hoje você vai ver alguns motivos pelos quais você deve contratar um sistema de gestão escolar agora mesmo.

Integre e organize todos os setores da sua escola com um sistema de gestão escolar

Escolas são empresas extremamente complexas. Além de possuir um volume de informações gigantesco para serem manipuladas a divisão da gestão da escola em setores torna tudo mais complexo.

No dia a dia de uma escola você tem o aluno que chega até a secretaria, realiza sua matrícula, é enturmado e passa a fazer parte da rotina de um professor. Esse professor leciona todas as suas aulas, que realiza suas avaliações, lança suas notas. Em outro setor existe um coordenador que monta todo o quadro de horários da escola com dezenas de turmas e professores e acompanha o desempenho das turmas. Por outro lado o setor de orientação pedagógica precisa ter acesso às informações dos alunos para oferecer um bom amparo na formação do aluno. E, coordenando todas essas engrenagens, está o diretor da escola que precisa consolidar tudo o que acontece na escola de uma forma rápida para que ele possa tomar as decisões que encaminharão a escola para o objetivo determinado.

Ufa!

Não permitir que esses setores se comuniquem é garantir que muito tempo será perdido na sua escola. Escolas que não integram todos os setores com um sistema de gestão escolar perdem tempo na troca, na consolidação e no lançamento de todas essas informações.

Por isso, ter um sistema de gestão escolar é garantir menos trabalho manual, menos tempo gasto no compartilhamento das informações e menos problemas com informações erradas.

Controle as cobranças de mensalidades de forma simples

O controle das mensalidades da escola é uma das atividades mais essenciais. Afinal, a escola depende da entrada desses valores para que possa se manter em funcionamento. Por isso, é muito comum ver escolas que gastam semanas emitindo, imprimindo, distribuindo e dando baixas em boletos. Isso tudo sem falar nas escolas que ainda fazem todo o recebimento manualmente, através de carnês, e que, além de se colocarem em risco mantendo valores em espécie na escola, tem muito pouco controle sobre a inadimplência na escola.

Veja mais: Resolva os problemas com inadimplência na sua escola

Ter um sistema de gestão escolar vai fazer com que sua escola consiga automatizar todo o processo de controle de cobranças da sua escola. Dessa forma, essa atividade que costumava levar semanas vai levar minutos. Além de significar mais eficiência, sua escola terá mais segurança no controle de cobranças.

Saiba exatamente quais são os gastos na sua escola

É bem provável que os gestores saibam exatamente quanto será o faturamento da escola em mensalidades, mas quando a pergunta é sobre as despesas a resposta já não é tão precisa.

Que isso é um problema não é novidade. É muito comum que o controle de despesas da escola fique resumido a uma planilha qualquer em algum computador da escola. Por fim, os gestores, ao não saber quanto a escola gasta, perdem de vista o resultado financeiro real que a escola está realizando.

Comece a controlar as despesas da sua escola em uma plataforma e saiba exatamente para onde os recursos da sua escola estão indo. Por fim, você terá um fluxo de caixa sempre atualizado e muito mais segurança na hora de planejar os investimentos da sua escola.

Use um sistema de gestão escolar e agilize o trabalho da secretaria da sua escola

A porta de entrada da sua escola é a secretaria. É por lá que as matrículas são feitas e é por lá que os alunos e responsáveis são atendidos. Portanto, é lá que existe a maior demanda por documentos e ações imediatas.

Uma escola que ainda não conta com amparo de um sistema de gestão escolar possui um rotina complicada na secretaria. Toda emissão de documentos é demorada, pois os documentos precisam ser preenchidos manualmente. O processo de matrículas, ainda feito no papel, é demorado. Por fim, todo o lançamento das notas, que os professores entregaram nos diários, é feito lá também.

Veja mais: Secretaria escolar: 3 passos para otimizar esse setor e ter uma secretaria mais eficiente

É muito comum ver secretarias que estão sobrecarregadas e que geram problemas que refletem em toda a escola

Um sistema de gestão escolar é o caminho para resolver cada um desses problemas. Digitalizar toda a documentação da escola e fazer com que as matrículas sejam feitas direto pelo sistema vão garantir agilidade e organização para a secretaria da sua instituição de ensino.

Chega de problemas no lançamento de notas

Consolidar o lançamento de notas da escola em papéis e planilhas é um trabalho enorme. E esse é só o primeiro passo. Quando colocamos a impressão dos boletins na equação o processo fica ainda mais complicado.

O maior problema do lançamento de notas manual é a possibilidade de erros. E errar no lançamento de notas é gerar um atrito entre a escola e os responsáveis e alunos.

Veja mais: Lançamento de notas: Organize o período de lançamento de notas da sua escola e ganhe tempo

Um dos caminhos para evitar que esse problema aconteça na sua escola é permitir que os professores lancem suas notas e que os cálculos sejam feitos de forma automática. É exatamente isso que um sistema de gestão escolar vai trazer para sua escola.

Portanto, se lançar notas na sua escola está sendo complexo, é hora de ter um sistema de gestão.

Aproxime pais e alunos da sua escola com um sistema de gestão escolar

Sua escola ainda se comunica com pais e alunos através de agendas em papel e telefone? Provavelmente esse modelo de comunicação não está sendo tá eficiente, não é mesmo?

Aproximar a comunidade escolar é uma forma excelente de evitar a evasão escolar. Desse modo, um sistema de gestão vai ajudar sua escola a ter uma comunicação mais tecnológica e moderna com seus alunos e responsáveis. Por fim, ter um app de comunicação escolar integrado ao sistema é o melhor cenário para sua escola e isso já é possível hoje em dia.

Alcance o crescimento que sua escola merece

Você acredita que sua escola precisa crescer, faz campanhas de captação mas converte poucos alunos e quase não tem resultados. Esse cenário faz sentido pra você? Provavelmente você faz o controle dos alunos interessados em papel ou em planilha e esquece que eles estão lá, correto?

Converter matrículas depende diretamente da capacidade de acompanhamento desses alunos interessados. Portanto, para que você consiga executar esse rotina de forma eficiente é necessário que você tenha um aparato tecnológico.

Sistemas de gestão escolar vão te trazer ferramentas de conversão de alunos, como um CRM, para que você consiga se manter sempre próximo dos alunos interessados e aumentar significativamente sua taxa de conversão de matrículas.