Sistema de gestão para escolas: Como fazer a escolha certa

Quando observamos o mar de processos e burocracias que envolvem a gestão de uma escola fica mais do que claro o quanto é necessário ter ferramentas que ajudem e facilitem todo esse trabalho. E quando falamos em tecnologia para escolas a primeira coisa que vem a mente é um sistema de gestão para escolas.

Leia mais: Retorno às aulas presenciais: Como o Sistema EGD vai ajudar sua escola

Mas os Sistemas de gestão para escolas não são todos iguais?

Por mais que todos os sistema de gestão para escolas pareçam iguais existem algumas características importantes para você observar na hora de tomar a decisão de contratar uma plataforma para sua escola.

Por isso, é fundamental que você entenda quais os critérios mais importantes na hora de avaliar as diferentes plataformas e o que cada um deles pode te oferecer.

É importante observar que o fator mais importante na hora da tomada de decisão é saber muito bem sobre as demandas da sua escola. Por isso, se debruce muito bem sobre todos os seus problemas antes de começar a pesquisar.

Sem clareza dos problemas que você precisa resolver é bem provável que desperdice tempo e recursos com um software inadequado para suas reais necessidades.

Qual a conectividade e segurança que esse sistema de gestão me oferece?

Vamos começar por um dos pontos mais importantes? Você consegue pensar um mundo em que você não esteja conectado à internet?

Acredito que não!

Então não faz sentido que sua escola não esteja conectada, não é mesmo?

Um dos pontos mais importantes na hora de escolher um sistema de gestão escolar é saber se ele é online ou não. E quando eu digo online eu quero dizer 100% online.

Não se iluda com plataformas que sincronizam bancos de dados armazenados em computadores da sua escola. Além de inseguras elas também te sujeitam ao risco de perder muitas informações vitais para sua escola em caso de problemas técnicos ou falhas de sincronização.

Um outro ponto negativo das plataformas offline ou instaladas em computadores específicos é a necessidade de estar no espaço da escola para acessar sua plataforma. Limitando o acesso e o lançamento de informações.

Com um software 100% online você poderá enxergar as informações da sua escola de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento, com toda a segurança e praticidade, seja do seu computador, notebook, tablet ou smartphone.

Existe um limite de acessos para meus colaboradores?

Quando pensamos em agilizar processos burocráticos e facilitar as rotinas de umas escola é importante levar em conta que estamos falando de diversos setores e pessoas.

Setores que, muitas vezes, estão separados fisicamente e com atribuições completamente diferentes. Por isso, quando um sistema de gestão escolar limita o número de acessos a colaboradores a sua escola perde.

Ao não permitir que todos da equipe tenham acesso ao sistema de gestão o trabalho acaba centralizado nas poucas pessoas que podem alimentar o sistema.

Assim, ao contratar uma plataforma desse tipo, seu sistema acaba sendo de pouca utilidade por não estar sendo devidamente alimentado e, por fim, não te dando todas as informações que você precisa.

Qual o nível de parametrização e suporte que eu tenho nesse sistema?

No começo do texto eu falei sobre a importância de saber muito bem sobre os problemas que a sua escola precisa resolver na hora de contratar um sistema de gestão escolar e a capacidade de parametrização está diretamente relacionada com isso.

Entenda, parametrização é diferente de customização. Customizar um sistema é muito mais trabalhoso e custoso. O que você deve procurar em uma plataforma de gestão é a possibilidade de inserir os parâmetro da sua escola.

Mas como assim parâmetros? Calma que eu te explico.

Os parâmetros mais importantes que um sistema de gestão para escolas precisam aceitar estão relacionados aos controles acadêmicos e pedagógicos da sua escola.

Portanto, antes de contratar um sistema de gestão procure saber se:

• As avaliações da sua escola podem ser inseridas sem problemas;
• Suas fórmulas de cálculo de notas podem ser configuradas facilmente;
• Os documentos que você precisa emitir podem ser cadastrados para o modelo que você precisa;
• O layout de boletim e histórico escolar são os que você precisa

Resolvido os detalhes de parametrização é hora de pensar em uma das coisas mais importantes para garantir uma boa utilização do sistema, o suporte.

Novas tecnologias representam rupturas em modelos de trabalho. Coisas novas para aprender, novas rotinas para executar, novas interfaces para se acostumar. Tudo isso acontecendo em um ambiente de trabalho que não pode parar e que é composto por pessoas de conhecimento e capacidades diversas.

Por isso, busque entender com profundidade quais os canais de suporte que a empresa te oferece e se as necessidades da sua equipe serão atendidas. Suportes limitados ou que são cobrados separadamente podem ser um problema enorme para sua escola.

Contrate o melhor sistema para não precisar trocar depois

Nesse post eu procurei trazer tópicos que são pouco discutidos quando se fala em sistemas de gestão escolar. É muito comum encontrar textos que se prendem aos critérios de avaliação de funcionalidade, no entanto, isso pode significar muito pouco se esse pontos que eu trouxe não forem observados.

Por fim, o último ponto a se observar ao contratar um sistema de gestão para escolas é se preocupar em adotar uma plataforma que não precise ser trocada. Sempre busque um sistema que comporte o crescimento da sua escola.