5 práticas avançadas de gestão para aumentar o lucro da sua escola

Fazer sua escola lucrar mais é o primeiro passo para crescer e investir cada vez mais na melhoria da infraestrutura e do ensino. É natural que quando se fala em aumentar o lucro de uma escola a primeira coisa que venha em mente seja o aumento de matrículas. Claro que esse é um dos pontos mais fundamentais. No entanto, algumas outras ações podem ser tomadas em paralelo para que você tenha um aumento da lucratividade da escola que não dependa somente do aumento de matrículas.

É importante entender que o lucro é resultado de todos os recebimentos obtidos pela escola menos as despesas pagas em um período. Portanto, já deu pra perceber que é super produtivo investir não só no aumento de receitas mas também na redução de custos da escola.

Com esse conceito estabelecido chegou a hora de falar sobre como implementar práticas de gestão que te farão aumentar o lucro da sua escola.

1 – O fluxo de caixa é a chave para aumentar o lucro da sua escola

O fluxo de caixa é o relatório perfeito para que você, antes de pensar em aumento de lucro da sua escola, saiba exatamente onde sua escola está e se ela é lucrativa atualmente ou não.

Ter um fluxo de caixa atualizado significa que você vem realizando um controle financeiro ótimo da sua escola (Leia mais: As melhores ferramentas para controlar o fluxo de caixa da sua escola!). Ao lançar com detalhes todas as receitas e despesas da sua escola você adquire uma visão panorâmica da saúde financeira dela.

2 – Tenha um processo de cobranças que garanta a menor inadimplência possível

É muito comum a percepção de que o processo de cobranças da escola se resuma ao envio dos boletos e carnês para os responsáveis. Quando isso acontece quer dizer que a escola não estará preparada para lidar com a inadimplência de forma adequada. É importante lembrar que a inadimplência é, em algum nível (entre 3 e 5%), esperada. Mas isso não quer dizer que ela não deva ser combatida.

Os processos de cobrança da escola devem prever o incentivo ao pagamento até a data e quais serão os passos tomados após a data de vencimento.

Portanto, você pode iniciar estabelecendo os seguintes pontos para o seu processo de cobranças:

• Quais pessoas ou setores serão responsáveis pelas rotinas de cobrança?
• Como e quando os boletos / carnês serão enviados aos responsáveis? (Leia mais: Emissão de boletos na escola: O que eu gostaria de saber e ninguém nunca me falou)
• A escola oferecerá algum incentivo ao pagamento antecipado? Se sim, qual?
• Em caso de atraso, em quantos dias e de maneira serão feitos os contatos para cobrança?

Definindo esse processo e garantindo uma menor inadimplência você garante uma previsibilidade maior no seu fluxo de caixa. Dessa forma, você garante capacidade de pagamento de todas as despesas do mês e evita custos com multas e juros por atraso. Multas e juros são as despesas mais inúteis e evitáveis e que podem estar prejudicando muito os níveis de lucro da sua escola.

3 – Mantenha os olhos bem abertos para os seus centros de custo

Assim como as multas e juros, existem vários custos e despesas da sua escola que podem ser reduzidos ou evitados. Mantenha-se sempre vigilante quanto aos seus centros de custo e busque soluções possíveis para que sua escola custe mais barato sem perder a qualidade do serviço.

Muitas vezes uma mudança comportamental na comunidade escolar pode significar uma redução de custos de manutenção entre 10 e 20%. Da mesma forma, uma troca de fornecedor pode trazer o mesmo percentual ou mais de economia.

Em linhas gerais, sempre considere a redução dos custos como uma excelente forma de aumentar a lucratividade da escola. Lógico que só será possível adotar essas medidas a partir do momento que você tenha total clareza das despesas que compõe o dia a dia da sua empresa. Portanto, foco na gestão dessas informações.

4 – Aumente suas fontes de receita

Que aumentar a receita é um caminho para aumentar o potencial de lucro da escola você já sabe… Isso é bem óbvio. No entanto, o que você talvez ainda não tenha pensado é que isso também pode acontecer criando novas fontes de receita.

Uma escola é um espaço propício para diversas práticas culturais, esportivas, recreativas e pedagógicas. No entanto, nem todas as pessoas que precisam executar essas atividades possuem um espaço disponível e é aí que surge uma nova fonte de receita para sua escola. Agora você pode considerar alugar o espaço ocioso da sua escola para outras atividades.

Uma outra forma interessante de aumentar a suas fontes de receita é ofertar atividades extra curriculares para a comunidade escolar. Os pais que hoje pagam para que os filhos façam aulas de artes marciais, dança, inglês e etc. em outras escolas podem fazer o mesmo na sua escola, com a vantagem de que as crianças já estão lá.

5 – Aumente a taxa de conversão da matrículas e aumente o lucro da sua escola

É isso mesmo. Taxa de conversão. Se você nunca ouviu ou nunca se preocupou com isso é hora de começar. Você já calculou quantos alunos buscam a sua escola e quantos realmente se matriculam? Você sabe quantos procuram suas escola após uma campanha de marketing e são convertidos em matriculados?

Quando você melhora a sua taxa de conversão de matrículas quer dizer que você passou a gastar menos por cada matrícula que você realiza. Portanto, gasta menos com cada matrícula adquirida e aumenta ainda mais o lucro da sua escola. Para encontrar sua taxa de conversão é fundamental que você passa a registrar todos os interessados que visitam a sua escola e se eles se matricularam ou não na sua escola. Nesse momento a tecnologia vai ser uma grande aliada.

Uma das melhores formas de aumentar a taxa de conversão de matrículas é ter um setor de vendas na sua escola. É isso mesmo! Conquistar uma nova matrícula é vender a sua escola. Portanto, é fundamental que exista uma pessoa capacitada para realizar as vendas na sua escola.

Outro ponto importante de avaliar suas taxas de conversão por campanha de captação é conseguir identificar qual ou quais dos canais utilizados são mais rentáveis. Ou seja, onde vale a pena investir e onde você só está jogando dinheiro fora.

Agora chegou a o hora de você implementar cada uma dessas práticas e trabalhar com o foco igual ao de grandes gestores empresariais. Um dos pontos mais importantes é definir esses pontos como indicadores chave e sempre acompanhar cada um deles baseado nas metas que você definir. (Leia mais: Meta SMART aprenda como aplicar esse conceito na sua escola)