Categoria: Financeiro

A inadimplência escolar é um dos maiores problemas que qualquer escola pode passar. Além de prejudicar o fluxo de caixa da escola, alunos inadimplentes, muito provavelmente, irão se converter em ex-alunos da sua escola. Por isso, nesse post, nós vamos te dar 3 dicas simples para que você controle a inadimplência da sua escola. É importante dizer que para ter um bom controle de inadimplência é fundamental que sua escola utilize um sistema de gestão escolar. Só assim você terá toda a automatização necessária para que essa rotina seja menos trabalhosa e demorada para sua equipe. Leia mais: Sistema de gestão escolar: Por que você deve contratar um agora mesmo Dica 1 para o controle da inadimplência: Automatize o processo de cobranças em caso de atraso Se você ainda precisa reenviar boletos ou precisa fazer uma ligação sempre que um responsável da sua escola atrasa o pagamento eu preciso te contar que você está perdendo tempo. Hoje em dia é possível que seu próprio sistema de gestão envie comunicados de atraso de pagamentos automaticamente. Dessa forma, ao informar os pagantes em atraso mais rapidamente, você tem maior chance de recuperar a inadimplência sem gastar tempo tendo que realizar consultas e comunicados manuais. Dica 2 para o controle da inadimplência escolar: Crie uma rotina de contatos para recuperação da inadimplência A partir do momento que você tenha um sistema de gestão escolar que realize os lembretes e envios de cobranças em atraso automaticamente é fundamental que você defina uma rotina de contatos da sua equipe com os inadimplentes. Quando falamos em uma rotina de contatos é importante que seja entendido que ela precisa ser muito bem estruturada e seguida como um mantra pela equipe da escola. Por isso, essa rotina deverá ser desenhada com a quantidade de contatos que serão efetuados, os meios de contato que serão utilizados e os prazos para cada uma das atividades. Portanto, lembrando que meu sistema já faz o lembrete e o envio dos boletos em atraso, um bom exemplo de fluxo com 2 contatos seria esse: Dois dias em atraso: Contato via app da escola. Mensagem: “Olá! Identificamos uma mensalidade em aberto aqui na escola. Está tudo bem? Precisa de uma nova via do boleto? Se precisar de ajuda é só falar com a gente. Atenciosamente” Cinco dias em atraso: Ligação para o responsável financeiro. Mensagem: “Olá, [nome do responsável]. Tudo bem? Aqui quem fala é [nome do colaborador da escola]. O motivo do meu contato é que identificamos uma mensalidade em aberto aqui na escola e eu gostaria de saber se você está precisando de ajuda para ter acesso ao boleto.” A tendência é de que após o segundo contato, via telefone, o inadimplente se abra mais sobre o motivo do atraso é te dê uma provável data de pagamento. A partir daí é fundamental que você faça o acompanhamento das datas e estabeleça novos contatos caso o valor permaneça em aberto. Dica 3 para o controle da inadimplência escolar: Faça um acompanhamento diário Zerar a inadimplência de uma escola escola é um trabalho gradual e que deve ser feito diariamente. Ao implantar os outros passos que você acabou de aprender você irá definir uma nova cultura na sua escola em relação aos atrasos. No entanto, para espantar de vez o fantasma da inadimplência esse trabalho deve ser feito diariamente. Como já dissemos, ao contar com um software de gestão escolar, grande parte dessa rotina não vai tomar mais do que alguns minutos do seu dia. Contudo, é fundamental que você mantenha os olhos nos indicadores de inadimplência e retire relatórios diários dos valores em atraso. Dessa forma, ao garantir que a sua comunidade escolar se acostume com a padronização e rigidez da sua escola no controle dos recebimentos os atrasos deixarão de acontecer. Fazendo com que sua escola pare de sofrer com esse problema tão temido qualquer instituição de ensino particular. Conheça o Sistema EGD: Clique aqui e fale agora mesmo com um de nossos consultores

A alta inadimplência é um problema que precisa ser resolvido imediatamente por qualquer escola. Além de ser um ponto de atrito entre escola e responsável, esse é um problema impacta diretamente na capacidade de funcionamento da escola. No entanto, por mais complexo que pareça, resolver a inadimplência de uma escola depende tão somente de uma boa estratégia. Portanto, para que você defina uma boa estratégia para combater a inadimplência na sua escola é fundamental que você tenha em mente essas duas palavras: Prevenir e recuperar! Prevenir seus problemas com a inadimplência Para que uma escola não precise se preocupar com a inadimplência ela deve, antes de tudo, prevenir que os atrasos ocorram. Evitar que a inadimplência ocorra depende de algumas práticas simples que você deve adotar o mais rápido possível. Ofereça múltiplos meios de pagamento para evitar problemas com inadimplência Quantos meios de pagamento a sua escola oferece? Hoje em dia a tecnologia nos permite oferecer diversas formas de pagamento. Dessa forma, facilitamos a rotina dos responsáveis e agilizamos o pagamento das mensalidades. Emita boletos, permita pagamentos via pix, cartões de crédito, cobranças recorrentes. Enfim, lance mão de todas as formas de recebimento que puder e torne a vida dos responsáveis da sua escola mais fácil. Assim, falta de tempo não será um problema para que as mensalidades estejam sempre em dia. Leia mais: Emissão de boletos na escola: O que eu gostaria de saber e ninguém nunca me falou Incentive o pagamento antecipado com bolsas e desconto pontualidade Uma outra ótima forma de evitar que os pagamentos sejam atrasados é lançar mão de incentivos para que eles sejam feitos antecipadamente. As melhores formas de permitir que isso aconteça é utilizando os descontos pontualidade e as bolsas. Você pode passar a oferecer uma vantagem, percentual ou com valor fixo, para alunos que quitarem suas mensalidades dentro de um prazo estipulado. Sua escola pode dar um desconto de 5% no valor da mensalidade caso ela seja quitada 10 dias antes do vencimento, por exemplo. Descontos pontualidade e bolsas são excelentes formas de manter o fluxo de receitas mais previsível. Por isso, não tenha medo de utilizá-los. Recuperar para resolver seus problemas com a inadimplência Uma vez que as suas táticas de prevenção não tenham funcionado é a hora de começar a buscar os meios para recuperar os valores em atraso. Para isso, sua maior aliada será a tecnologia. Controlar todos os pagamento da sua escola é uma tarefa trabalhosa e que lida com muitas datas e números. Portanto, quanto mais rotinas forem automatizadas melhor será para você. Utilize lembretes automáticos em caso de atraso de pagamento Hoje em dia já é possível encontrar sistema de gestão escolar que emitem alertas de cobranças em atraso automaticamente para os responsáveis. Utilizar esse tipo de ferramenta garante que seu processo de recuperação de inadimplência seja padronizado e não corra riscos de falha humana. Com uma ferramenta como essa, assim que uma cobrança é deixada em atraso, o próprio sistema vai emitir o boleto novamente por email com um alerta de cobrança em aberto. O Sistema EGD faz essa rotina para você! Para saber mais é só clicar aqui e falar com um de nossos consultores. Emita segunda via e reenvio de cobranças rapidamente Conseguir reemitir um cobrança de forma simples e sem cobranças adicionais também é algo fundamental para que a escola consiga segurar os números de inadimplência os mais baixos possíveis. Tenha certeza de que, a medida que um responsável vá até a sua escola requisitar um novo boleto sua equipe esteja apta a fazer isso da forma mais rápida e simples possível. Negociar as cobranças em atraso é um excelente caminho para acabar com a inadimplência O último ponto fundamental para que você consiga ter um bom processo de recuperação de valores em atraso é oferecer uma rotina de negociação. As regras serão definidas por você mas é importante que elas existam. Lembre-se sempre que é mais produtivo negociar dentro da escola do que tentar recuperar esse valor judicialmente ou por meios de cobrança de fora da escola. Gostou desse post? Quer começar a reduzir a inadimplência da sua escola agora mesmo? Se quiser mais informações é só baixar nosso “Guia Rápido de Redução de Inadimplência escolar”.

Fazer sua escola lucrar mais é o primeiro passo para crescer e investir cada vez mais na melhoria da infraestrutura e do ensino. É natural que quando se fala em aumentar o lucro de uma escola a primeira coisa que venha em mente seja o aumento de matrículas. Claro que esse é um dos pontos mais fundamentais. No entanto, algumas outras ações podem ser tomadas em paralelo para que você tenha um aumento da lucratividade da escola que não dependa somente do aumento de matrículas. É importante entender que o lucro é resultado de todos os recebimentos obtidos pela escola menos as despesas pagas em um período. Portanto, já deu pra perceber que é super produtivo investir não só no aumento de receitas mas também na redução de custos da escola. Com esse conceito estabelecido chegou a hora de falar sobre como implementar práticas de gestão que te farão aumentar o lucro da sua escola. 1 – O fluxo de caixa é a chave para aumentar o lucro da sua escola O fluxo de caixa é o relatório perfeito para que você, antes de pensar em aumento de lucro da sua escola, saiba exatamente onde sua escola está e se ela é lucrativa atualmente ou não. Ter um fluxo de caixa atualizado significa que você vem realizando um controle financeiro ótimo da sua escola (Leia mais: As melhores ferramentas para controlar o fluxo de caixa da sua escola!). Ao lançar com detalhes todas as receitas e despesas da sua escola você adquire uma visão panorâmica da saúde financeira dela. 2 – Tenha um processo de cobranças que garanta a menor inadimplência possível É muito comum a percepção de que o processo de cobranças da escola se resuma ao envio dos boletos e carnês para os responsáveis. Quando isso acontece quer dizer que a escola não estará preparada para lidar com a inadimplência de forma adequada. É importante lembrar que a inadimplência é, em algum nível (entre 3 e 5%), esperada. Mas isso não quer dizer que ela não deva ser combatida. Os processos de cobrança da escola devem prever o incentivo ao pagamento até a data e quais serão os passos tomados após a data de vencimento. Portanto, você pode iniciar estabelecendo os seguintes pontos para o seu processo de cobranças: Quais pessoas ou setores serão responsáveis pelas rotinas de cobrança? Como e quando os boletos / carnês serão enviados aos responsáveis? (Leia mais: Emissão de boletos na escola: O que eu gostaria de saber e ninguém nunca me falou) A escola oferecerá algum incentivo ao pagamento antecipado? Se sim, qual? Em caso de atraso, em quantos dias e de maneira serão feitos os contatos para cobrança? Definindo esse processo e garantindo uma menor inadimplência você garante uma previsibilidade maior no seu fluxo de caixa. Dessa forma, você garante capacidade de pagamento de todas as despesas do mês e evita custos com multas e juros por atraso. Multas e juros são as despesas mais inúteis e evitáveis e que podem estar prejudicando muito os níveis de lucro da sua escola. 3 – Mantenha os olhos bem abertos para os seus centros de custo Assim como as multas e juros, existem vários custos e despesas da sua escola que podem ser reduzidos ou evitados. Mantenha-se sempre vigilante quanto aos seus centros de custo e busque soluções possíveis para que sua escola custe mais barato sem perder a qualidade do serviço. Muitas vezes uma mudança comportamental na comunidade escolar pode significar uma redução de custos de manutenção entre 10 e 20%. Da mesma forma, uma troca de fornecedor pode trazer o mesmo percentual ou mais de economia. Em linhas gerais, sempre considere a redução dos custos como uma excelente forma de aumentar a lucratividade da escola. Lógico que só será possível adotar essas medidas a partir do momento que você tenha total clareza das despesas que compõe o dia a dia da sua empresa. Portanto, foco na gestão dessas informações. 4 – Aumente suas fontes de receita Que aumentar a receita é um caminho para aumentar o potencial de lucro da escola você já sabe… Isso é bem óbvio. No entanto, o que você talvez ainda não tenha pensado é que isso também pode acontecer criando novas fontes de receita. Uma escola é um espaço propício para diversas práticas culturais, esportivas, recreativas e pedagógicas. No entanto, nem todas as pessoas que precisam executar essas atividades possuem um espaço disponível e é aí que surge uma nova fonte de receita para sua escola. Agora você pode considerar alugar o espaço ocioso da sua escola para outras atividades. Uma outra forma interessante de aumentar a suas fontes de receita é ofertar atividades extra curriculares para a comunidade escolar. Os pais que hoje pagam para que os filhos façam aulas de artes marciais, dança, inglês e etc. em outras escolas podem fazer o mesmo na sua escola, com a vantagem de que as crianças já estão lá. 5 – Aumente a taxa de conversão da matrículas e aumente o lucro da sua escola É isso mesmo. Taxa de conversão. Se você nunca ouviu ou nunca se preocupou com isso é hora de começar. Você já calculou quantos alunos buscam a sua escola e quantos realmente se matriculam? Você sabe quantos procuram suas escola após uma campanha de marketing e são convertidos em matriculados? Quando você melhora a sua taxa de conversão de matrículas quer dizer que você passou a gastar menos por cada matrícula que você realiza. Portanto, gasta menos com cada matrícula adquirida e aumenta ainda mais o lucro da sua escola. Para encontrar sua taxa de conversão é fundamental que você passa a registrar todos os interessados que visitam a sua escola e se eles se matricularam ou não na sua escola. Nesse momento a tecnologia vai ser uma grande aliada. Uma das melhores formas de aumentar a taxa de conversão de matrículas é ter um setor de vendas na sua escola. É isso mesmo! Conquistar uma nova matrícula é vender a

Quando falamos de emissão de boletos na escola ainda existem gestores que se assustam. Alguns ainda preferem não ter suas cobranças feitas por boleto por medo da burocracia e há aqueles que, mesmo emitindo boletos, ainda realizam muito trabalho manual e possuem pouca visão estratégica sobre os valores recebidos da escola. Nesse post eu vou te contar os todos os segredos que todo gestor escolar deveria saber mas que nenhum banco vai te contar. Sua escola pode emitir boletos sem burocracia Ao contrário do que acontecia há alguns anos atrás, hoje em dia, é muito fácil começar a emissão de boletos na sua escola. Com a evolução dos meio de pagamento sua escola pode passar a emitir boletos em algumas horas e com apenas as informações de conta bancária. Além de um modo seguro, se integrado com um bom sistema de gestão (Leia mais: “Sistema EGD: 9 motivos que fazem dele o melhor sistema para sua escola”), a emissão de boletos pode significar o equilíbrio das contas da sua escola por conta da previsibilidade do fluxo de caixa e a agilidade no controle dos inadimplentes. Com a emissão de boletos automatizada você não precisa se preocupar com mais nada Se sua escola já emite boletos e você ainda se preocupa com o envio de arquivos remessas, baixas de arquivos retorno e registro em planilhas dos alunos que pagaram você está desperdiçando tempo. Hoje seu controle financeiro pode funcionar 100% automatizando, bastando que você cadastre os planos de pagamento para seus alunos. Feito isso o sistema tomará conta de todo o resto. Isso significa menos trabalho, menos tempo gasto, menos chances de erro e mais segurança para sua escola! Emitir boletos não vai custar caro pra sua escola Hoje em dia emitir boletos está mais seguro e mais barato. Com o surgimento de novos meios de pagamentos os valores e a forma de tarifação da emissão de boletos mudou muito e isso é ótimo para sua escola. Já vi escolas pagando R$7, R$8, R$9 por boletos emitido, mais taxa de manutenção, mais taxa de cancelamento e várias outras pegadinhas que pesavam demais no caixa da escola e fazia com que vários considerassem que não valia a pena emitir boletos. Hoje em dia as taxas foram simplificadas e, com o meio de emissão de boletos correto, você paga somente por boleto que for liquidado em instituição bancária e nada mais. Assim, você pode emitir boletos e receber na escola sem nenhuma preocupação ou custo adicional. Comece a emissão de boletos antes que seja tarde Agora que você já sabe que emitir boletos não é complicado, não é caro e vai ajudar muito sua escola é hora de tomar o rumo certo na gestão da sua escola. Busque trabalhar com suas cobranças via boletos o mais rápido possível. Trabalhando com boletos você terá mais segurança jurídica, transmitirá mais profissionalismo para os clientes da sua escola e terá muito mais facilidade na hora de gerir a vida financeira da sua escola. Com o Sistema EGD você tem todos esse benefícios já programados e prontos para serem usados pela sua escola. Para conhecer o controle financeiro do Sistema EGD é só clicar aqui!

Definir metas é fundamental para o sucesso de qualquer empreitada, seja ela pessoal ou profissional, afinal, só é possível traçar o caminho que iremos percorrer depois de sabermos onde estamos e para onde queremos ir. E o modelo de meta SMART de definição de metas foi pensado para te ajudar a elaborar esses passos com mais precisão e garantia de sucesso. SMART é uma abreviação para os termos que definem cada um dos passos do processo: S (Específica), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal). Pronto, agora que você desvendou cada uma das partes do nome é hora de se aprofundar e entender como aplicar a meta SMART na sua escola. Lembre-se de que o modelo de definição de meta SMART pode ser usado para todos os setores da sua escola. Você pode aplicá-lo para definir suas estratégias de redução de evasão, aumento de matrículas, aumento do engajamento de pais e alunos e etc.. Mas, para que esse texto fique ainda mais claro e explicativo eu vou criar uma situação hipotética com você, ok? Imagine que sua escola, atualmente, possui uma taxa de inadimplência de 12%. E não é preciso muito esforço imaginativo pra entender o prejuízo que isso gera pra qualquer escola. Portanto, nossa principal meta é reduzir essa inadimplência. No entanto, só dizer que a meta é reduzir a inadimplência é muito simplista e não vai te dar uma noção realista do esforço que precisará ser feito. É exatamente nesse momento que você deve aplicar o método de meta SMART. Meta SMART Passo 1 – Defina metas específicas para sua escola (S) Nosso objetivo é reduzir a inadimplência. Esse ponto já foi definido. Mas nós ainda podemos tornar essa meta mais específica, não é? Se eu digo que minha meta é apenas a redução da inadimplência mas não digo qual o resultado esperado ou os setores responsáveis por essa meta, minha equipe irá se perder e, muito provavelmente, o resultados não será alcançado. Por isso, para ter uma meta específica você deve definir: O que eu pretendo alcançar, especificamente, com essa meta? Ex. Reduzir a inadimplência em 8%; Quem serão as pessoas ou setores responsáveis pela aquisição da meta? Auxiliar administrativo e secretaria; Quais os recursos para executar a meta? Ligações telefônicas, mailing e comunicados via app da escola; Qual o motivo que torna essa meta tão importante? Precisamos garantir um fluxo de caixa mais sustentável para a escola; Meta SMART Passo 2 – Defina metas mensuráveis para sua escola (M) Não há como saber se algo está dando certo se você não consegue medir os resultados! Definir metas que podem ser medidas. Por isso é importante se cercar de ferramentas que permitam um bom acompanhamento dos indicadores que você precisa medir. Portanto, se para nossa escola o objetivo é reduzir a inadimplência em 8% é importante que tenhamos todo o acompanhamento da queda, ou não, desse número por todo o tempo em que as ações planejadas estiverem ocorrendo. A melhor forma de acompanhar e medir as metas das sua escola é utilizando um software de gestão, como o Sistema EGD, por exemplo. Meta SMART Passo 3 – Defina metas atingíveis para sua escola (A) Um passo importante para ter sucesso na execução de metas é definir metas exequíveis. Ter bom senso no momento da definição de metas é fundamental. É preciso entender que metas em empresas envolvem equipes que são compostas por pessoas que podem se motivar ou não pelo processo de obtenção de uma meta. Metas são excelentes métodos de motivação e crescimento empresarial, no entanto, uma meta mal definida e inalcançável pode jogar pelo ralo todo o engajamento da sua equipe. Nossa escola definiu uma meta de redução de 8% de inadimplência. Essa é uma meta agressiva, mas alcançável. Poderíamos ter traçado a meta de zerar a nossa inadimplência? Sim. Mas seria realista imaginar que esse objetivo poderia ser alcançado. Provavelmente não. Meta SMART Passo 4 – Defina Metas Relevantes para sua escola (R) Definir metas significa direcionar esforços e ninguém gosta de se esforçar por coisas que não farão diferença. Você deve usar suas metas para engajar sua equipe a buscar resultados que realmente terão um impacto claro e perceptível na sua escola. Busque avaliar seus indicadores e tomar suas decisões baseadas totalmente neles! Reduzir a inadimplência em 8% é um grande esforço e que traz resultados claros para toda equipe da escola. Meta SMART Passo 5 – Defina Metas Temporais para sua escola (T) O último passo para uma ter uma meta SMART na sua escola é dizer em quanto tempo ela será executada. Isso mesmo, você precisa definir quanto tempo você e sua equipe possuem para chegar ao resultado proposto. Nós definimos que nosso setor financeiro e a secretaria tem a meta de reduzir a inadimplência na escola em 8%. Mas, se não dissermos em quanto tempo isso deve acontecer essa meta pode ser atingida a qualquer momento (1 dia, 1 mês, 1 ano, 2 anos). Portanto, definir os prazos é fundamental. Para fecharmos nossa meta SMART hipotética para nossa escola, vamos definir um prazo de 3 meses para a execução. Meta SMART Passo 6 (Bônus) – Acompanhe suas metas constantemente e apresente seus resultados Nossa meta SMART: “Os setores financeiro e de secretaria, através de ligações telefônicas, e-mails e notificações via app da escola, reduzirão a inadimplência da escola em 8% ao longo de 3 meses”. A melhor forma de garantir que esses resultados serão alcançados é o acompanhamento constante de resultados. Monitore cada um dos passos e ações envolvidas para que você tenha janelas de ajustes rápidos ao longo do período estabelecido. Fazer isso vai garantir que você mantenha seu time engajado e cada vez mais perto do objetivo. E lembre-se que atingir metas é uma conquista de todos! Divulgue sempre seus resultados e comemores com sua equipe a cada marco de sucesso.    

Quanto sua escola fatura você com certeza sabe, não é? Mas quanto sua escola gasta, você sabe? Eu espero que sim. Mas mais importante que saber um ou outro é cruzar essas duas informações. O fluxo de caixa é o relatório que te ajuda a enxergar se sua escola dá lucro ou não, e isso é fundamental. Portanto, toda ferramenta que te ajude a encontrar essa informação será mais do que útil. Um fluxo de caixa depende, antes de mais nada, de um bom controle de receitas e despesas. Por isso, nesse texto, vou te indicar duas ferramentas que vão te ajudar a fazer um bom controle financeiro para te levar a um fluxo de caixa preciso e confiável. Antes de mais nada é preciso entender que a rotina de controle financeiro é mais uma das rotinas que fazem parte do cotidiano conturbado de uma escola. Dessa forma, as melhores opções de ferramentas para realizar essa tarefa são as que te ajudar Como controlar se fluxo de caixa com planilhas! As planilhas de controle financeiro são a porta de entrada para a tecnologia em grande parte das escolas e cursos. Os motivos para que isso aconteça são simples: Facilidade de acesso e baixo custo. Na grande rede de computadores existem vários modelos de planilhas, muitos deles gratuitos, para que você comece a controlar a vida financeira da sua escola agora mesmo. No entanto, apesar de já ser um primeiro passo, o uso de planilhas está longe de ser o melhor cenário para as escolas. Quando falamos dessa ferramenta, além dos benefícios, existem as dificuldades técnicas na utilização e problemas para aperfeiçoar a planilha para que seu uso seja sustentável dentro da escola. Nesse sentido, a não ser que você, ou algum membro da equipe da sua escola, seja um especialista em excel suas planilhas precisarão ser trocadas ou nunca serão utilizadas plenamente. Mas não se abale, melhor uma planilha do que uma escola que não controla suas informações financeiras. Pensando nisso nós preparamos uma planilha de controle financeiro para você. Pode clicar e baixar de graça agora mesmo!   Com controlar seu fluxo de caixa com sistemas de gestão escolar Sem dúvidas um sistema de gestão escolar é a melhor ferramenta para uma escola. Tanto pela especificidade quanto pela agilidade que proporciona para a instituição de ensino. Um sistema de gestão escolar é totalmente produzido com base nas rotinas de gestão de uma escola. A grande vantagem de ter um sistema de gestão é poder controlar todas as rotinas da sua escola em um mesmo lugar, inclusive o controle financeiro e seu fluxo de caixa. Quando se trabalha com esse tipo de tecnologia você terá todos os recebimento já contabilizados de forma automática. Assim, comparar receitas e despesas se torna uma tarefa mais simples e bem mais precisa. Sem dúvida alguma seu fluxo de caixa será mais confiável com um bom sistema de gestão escolar. Quando falamos em sistema de gestão escolar é importante encontrar uma plataforma fornecida por uma empresa que vai proporcionar todo o suporte necessário para sua escola. Assim, o problema que existe na utilização das planilhas, não se repetirá com o seu sistema. Está considerando ter um sistema na sua escola? Então procure uma plataforma que atenda a todas as demandas da sua escola e que te forneça suporte e atualizações. Se quiser conhecer o Sistema EGD é só falar com a gente! Clique aqui e mande uma mensagem pro nosso whatsapp.      

Quais os métodos que você utiliza para controlar as despesas na sua escola? Não é muito comum encontrar escolas que se dedicam muito para controlar seus recebimentos mas negligenciam as contas a pagar. O maior problema dessa tipo de conduta é que o sucesso de uma instituição depende diretamente do quanto se ganha x quanto se gasta. Além disso, ainda existem aquelas que, quando percebem a importância desse controle, o fazem sem nenhuma ferramenta. Tornando quase impossível ter a devida precisão dessas informações. Um detalhe reconfortante é que controlar as despesas da sua escola é mais fácil do que parece. No entanto, é preciso um certo nível de organização e disponibilidade de tempo. Nesse post eu vou te apresentar 3 ferramentas que irão facilitar muito essa rotina fundamental para o seu dia. Forma de controlar despesas 1 – Planilhas de controle financeiro Planilhas estão longe de ser a ferramenta ideal para realizar o controle financeiro da escola. No entanto, por ser uma tecnologia mais acessível, pode ser um primeiro passo interessante para escolas que ainda não dispõe de nenhum suporte. As vantagens das planilhas são o baixo custo e por ser uma tecnologia mais “conhecida” de todos. Com alguns minutos no google você vai perceber que não é muito difícil encontrar planilhas gratuitas na internet. Sem dúvidas, lançar mão de uma dessas irá te ajudar a iniciar esse controle de despesas da sua escola. Os pontos negativos são a limitação das funções encontradas nas planilhas gratuitas e a dificuldade de criar modelos mais complexos por conta da necessidade de um conhecimento específico. Nós aqui do Sistema EGD desenvolvemos uma planilha para começar a te ajudar. Baixe agora. É GRÁTIS! Forma de controlar despesas 2 – Software de gestão financeira Ter um software de gestão financeira é o segundo melhor cenário para sua escola. Com um desses sistemas você terá um controle mais facilitado em comparação ao uso de planilhas. Os softwares de gestão financeira se destacam por possuírem uma interface mais intuitiva do que as planilhas e, também, por entregar funções mais completas para o controle de despesas da sua escola. O ponto negativo é que, com um desses softwares, você só poderá controlar o aspecto financeiro da sua escola. E, todo gestor sabe, que o ideal é unificar todas as informações da instituição em uma única plataforma. Forma de controlar despesas 3 – Software de gestão escolar Quer ter um bom controle de despesas da sua escola? Tenha um bom software de gestão escolar. Um software de gestão escolar vai te permitir ter, além de um bom controle financeiro, o controle de toda a escola. E isso é um diferencial enorme para a sua tomada de decisões e para o crescimento da escola. A grande vantagem desse tipo de tecnologia é que ela é desenvolvida pensando nas rotinas da escola. Com detalhes específicos que você não encontra em softwares genéricos de controle financeiro. Além disso, é interessante que você encontre uma empresa que te entregue um bom pacote de serviços como atualizações e suporte para dúvidas suas e da sua equipe. Se você estiver procurando um software de gestão escolar e quiser conhecer o Sistema EGD é só clicar aqui que a gente entra em contato com você!   E aí, preparado para começar a dar mais atenção para as despesas da sua escola? Conta pra gente aí nos comentários!  

A inadimplência é uma das maiores preocupações de todo gestor escolar. Além do prejuízo para o fluxo de caixa da escola ainda existe a preocupação com a dificuldade de recuperar os valores em atraso. Esse é um problema real e que traz diferentes níveis de preocupação que podem significar até mesmo o encerramento das atividades da escola. Quanto maior for a inadimplência na escola mais urgente é a necessidade de adotar praticas que visem reduzi-lá. Mas quando você deve começar a realmente se preocupar com os números de inadimplência da sua instituição de ensino? Eu sei que é complicado dizer que existe um nível “aceitável” de inadimplência, afinal, todos gostaríamos de ver esse indicador zerado mas isso é quase impossível. Por isso seu objetivo deve ser manter seu nível de inadimplência sempre abaixo dos 3%. Acima desse valor as luzes vermelhas se acendem. E para te ajudar a atingir esse objetivo eu vou citar 3 práticas simples para manter sua inadimplência sempre a mais baixa possível. Prática 1 – Ofereça múltiplos meios de pagamento Qual a forma de pagamento que você oferece aos seus clientes? Carnês, Boletos, Cartões de crédito? Entender que o pagamento das mensalidades da escola é parte da rotina dos alunos e responsáveis ajuda a enxergar soluções para o não pagamento em dia das mensalidades. Muitas vezes as escolas só disponibilizam uma forma de pagamento das mensalidades o que pode dificultar a quitação da dívida. Não é difícil imaginar que, na correria do dia a dia, muitos não encontram tempo para se deslocar até a escola para pagar um carnê, portanto, pagar um boleto via internet banking seria mais fácil e diminuiria a chance de atraso. Concorda? Oferecer diferentes formas de pagamento é tornar mais fácil que o pagamento seja realizado e, por consequência, reduzir a inadimplência! Prática 2 – Tenha uma boa ferramenta de controle de cobranças Combater a inadimplência depende de uma abordagem rápida e precisa. Quanto antes você acionar os mecanismos que te ajudam a reaver os pagamentos em atraso menor é o tempo de recebimento e, consequentemente, o impacto no caixa da escola. A melhor forma de encontrar os inadimplentes imediatamente é ter um bom software de gestão escolar que te mostre essas informações de forma simples. Um bom software de gestão, além de te ajudar a saber quem são os inadimplentes, vai te ajudar com um envio de cobranças mais facilitado e com mecanismos para prevenção de atrasos como notificações e e-mails de aviso de data de vencimento para os seus clientes. Nós já falamos sobre os sinais de que sua escola precisa de um software de gestão. É só clicar aqui e ler o nosso post. Prática 3 – Renegocie as dívidas Uma vez que os pagamentos em atraso de um aluno se acumulem renegociar as dívidas se torna uma excelente estratégia. Sem dúvida alguma, receber o pagamento, mesmo que parcial, é melhor do que perder todo o faturamento previsto com aquele aluno. Crie regras de desconto e permita que sua equipe atue na negociação e recuperação desses valores. Dessa forma você somará esforços e terá uma atuação assertiva e organizada. Pronto! Agora é só colocar essas atitudes em prática e começar a reduzir a inadimplência na sua escola? Gostou desse post? Escreve pra gente aí nos comentários e não deixe dos nos acompanhar todas as semanas.