Gestor escolar, organize sua agenda e pare de perder tempo!

Conseguir realizar mais tarefas em um dia de trabalho parece interessante pra você, gestor escolar? Sentir-se mais produtivo, confiante e ser um exemplo ainda melhor pra sua equipe também seria bom? Essas são perguntas que nunca terão um não como resposta e, em até certo ponto, indicam um quadro que não é tão difícil reverter.

Normalmente, um boa organização reflete positiva e imediatamente nos níveis de produtividade em qualquer setor. Sem dúvidas utilizar um software de gestão escolar é a melhor forma de conseguir ser mais produtivo, no entanto, caso você ainda não disponha dessa ferramenta, melhorar a capacidade de priorização, tornar mais clara a visualização das janelas de execução e dos resultados esperados já é um passo enorme.

Nesse post eu vou te mostrar uma ferramenta e dois passos simples para você empregar hoje mesmo no seu dia a dia e começar a alcançar níveis bem mais altos de produtividade.

1º Passo para organizar sua agenda – Tenha um quadro na sua sala

Isso mesmo! Trate de fixar um quadro na parede da sua sala. Verde, branco, de papel ou até mesmo feito na própria parede. O mais importante é que você tenha uma área visível em que você possa “anotar” tudo o que precisa ser feito.

Ter um quadro na parede, além de te permitir sempre manter os olhos no que precisa ser realizado te permite alterar e inserir novas tarefas a qualquer momento e de forma bem mais ágil. Esse passo é fundamental, no entanto, tão importante quanto listar a tarefas e organizá-las de forma correta.

2º Passo para organizar sua agenda – Defina onde cada tarefa vai ficar

Uma vez que seu quadro esteja fixado, o próximo passo é delimitar os espaços para cada tarefa. Para definir esses espaços, eu te sugiro, utilizar cores.

– Quadro verde – FUTURO DA INSTITUIÇÃO

No quadro verde você vai inserir as atividades que são fundamentais para o desenvolvimento da sua escola. Atividades que farão toda a diferença para o futuro da escola. Por exemplo: Uma reunião com os seus sócios e com a direção; Definir quais os objetivos e metas; reuniões com parceiros.

Esse tipo de atividade deve ocupar cerca de 30 a 40% do seu tempo diário.

– Quadro azul – AS PESSOAS

Nesse espaço você irá alocar as tarefas que são relacionadas às pessoas da sua escola. Ou seja, reunião com pais, reunião com a equipe para apresentar os resultados, um momento para ouvir feedbacks do time. Tudo isso deve ocupar um momento previsto no seu dia.

Guarde 30 a 40% do seu tempo para esse espaço. Além de eliminar a imprevisibilidade nessas atividades, o que atrapalha bastante a organização do dia, você aumenta a produtividade de toda a equipe e fortalece sua liderança.

– Quadro vermelho – OS PROBLEMAS

Problemas acontecem e você tem que deixar um espaço no seu dia para lidar com eles. E é para isso que o quadro vermelho serve. Aqui estarão previstas as tarefas de alta criticidade para escola, tarefas que afetam diretamente o funcionamento da escola e que precisam ser resolvidas imediatamente.

Aqui você deve deixar apenas 10% do seu tempo! Isso mesmo. O grande desafio é que você se organize para não viver “apagando incêndios” na escola. Capacite e permita que sua equipe resolva os problemas menos complexos e se preocupe em resolver somente os problemas maiores.

– Quadro branco – TAREFAS PESSOAIS

Esse será o seu momento. Coloque aqui suas atividades de relaxamento e lazer. Vá ao teatro, fique com a sua família e amigos. O importante é se desligar e renovar suas energias para tirar o próximo dia de letra! Não deixe que o cansaço atrapalhe seu rendimento.

Viu como é simples começar a ser ainda mais produtivo? Gostou desse post? Quer saber mais sobre organização e produtividade? Baixe agora nosso e-book sobre gestão de tempo e produtividade agora mesmo.