Guia do gestor de sucesso: gestão do tempo e produtividade

O  dia à dia das empresas é cada vez mais corrido e agenda está sempre cheia, isso é mais perceptível em escolas, pois os gestores dividem-se entre tarefas administrativas, pedagógicas, fazem atendimento e, por vezes, ainda lecionam. É muito  comum  acumular  tantas  tarefas  que  o dia  parece ser curto demais e é nessa hora que o gestor precisa parar e    organizar-se    para     faze r  a   gestão  de  tempo  e  ter  mais  produtividade.   Ser    produtivo  é   uma questão  de reorganização  de   tarefas. E  no,  post  de  hoje,  eu  vou  apresentar algumas dicas para otimizar a gestão de tempo e produtividade da sua escola.

         1. Gestão de Tempo e produtividade: Agenda do gestor

Divida  a  sua  agenda  em  quatro  partes,  atribua  cores  a  essas  partes  e  fixe  na  sua  sala.   Sugiro  a cores: verde, vermelho, azul e branco, como faz Márcio Utsch, CEO da Alpargatas.

1. 1. No  quadro  VERDE  coloque  todas  as  atividades  relacionadas  ao futuro  da escola, como por exemplo: reuniões  com  coordenadores  sobre  a  metodologia  de  ensino;  reuniões  com parceiros; pesquisas para melhorias na empresa. Separe de 30 a 40% do seu tempo para essas atividades.
   2. AZUL  deve   ser   usado  para  tarefas   relacionadas   às   pessoas,   a   exemplo:    verificar  as  atividades  dos  professores;  atender  pais  e alunos; reuniões com equipe; e outras tarefas semelhantes. Utilize entre 30 e 40% do seu tempo com essas tarefas.
   3. O  VERMELHO  é usado para tarefas de resolução de problemas que ocorrem na empresa, por exemplo: reclamação  de pais; problemas com equipamentos, etc. Essas tarefas não devem ocupar mais que 10% do tempo da agenda.
   4. Finalmente   o  quadro  BRANCO  usado  para  as  tarefas  de  cunho  pessoal,  como:  Ir  ao  teatro,  fazer caminhadas,  ficar  com  a  família.  Essa última  opção é muito importante,  pois é quando você se desliga da rotina, muitas vezes estressante, e o cérebro pode processar todas as informações.
      

      2. Gestão de Tempo e produtividade: Delegue responsabilidades

Uma  das  tarefas  mais  difíceis  para  um  gestor  é delegar funções e se desprender das atividades operacionais, mas quando  é  isso é  feito  há muitos  ganhos  para a  organização.  Não  perca  tempo  resolvendo  problemas  que  a  sua equipe  é  capaz  de  resolver,  cultive  a  cultura  da  pro  atividade  nos  seus colaboradores e capacite-os. No entanto, mantenha o controle eficiente do tudo o que acontece na instituição, para isso um  software de gestão é fundamental, eu já falei sobre isso no post sobre Tecnologia e Ensino.

             3. Gestão de Tempo e produtividade: Defina seus interlocutores

Poucas  coisas  tiram  tanto  o  foco  das decisões estratégicas quanto atender a todos que procuram pelo gestor, pelos mais  variados  motivos.  Reduza  ao  máximo  o  número  de   pessoas que  reportam diretamente a você e, como dito no  item  anterior,  permita  que  a sua   equipe atue e  desenvolva  o  que  Platão  chamaria  de “autarquia”,  ou seja, a capacidade  de auto gerir.  É  importante  não  deixar  de  estar  próximo  da  sua   equipe  e  fazer-se  presente,  utilize o  quadro  azul  da  sua  agenda  para  isso.  Passeie  pela  escola,  converse  com  todos,  mas  ao  se  deparar com algo errado  não  resolva, busque  pela responsável  pela área. Resista a tentação, pois isso fortalecerá a autoconfiança dos colaboradores e impedirá que lhe procurem por qualquer coisa. Concentre as atividades administrativas em software de  gestão  moderno  e online,  dessa  forma  você  terá  total  controle  de  tudo  o que acontece na escola, mesmo não estando na instituição.

Fonte: Época Negócios, 2010