Autor: Ricardo Braga

Qual o primeiro lugar que a maioria das pessoas visita assim que entra em uma instituição de ensino? Se a sua resposta foi “secretaria”, você acertou. Ao entrarmos em qualquer escola, a secretaria é o primeiro lugar onde vamos buscar informações, tirar dúvidas e solicitar um direcionamento. É lá que são mantidos os registros, arquivos e documentos de tudo que envolve a escola bem como seus trâmites administrativos e curriculares. Trata-se, portanto, da porta de entrada da instituição de ensino e também o seu núcleo organizacional. Apesar do seu papel fundamental justamente no setor de organização, entre papeladas, responsabilidades, atendimento, reuniões e compromissos, os profissionais que atuam nesta área podem acabar tendo sérios problemas com a ordenação dessas tarefas e com a composição de tantos documentos. Pensando nisso, no post de hoje daremos 5 passos que são essenciais no momento de organizar a secretaria da sua escola e obter um rendimento muito melhor dos seus profissionais. Vamos a eles!   1- Fornecer o material necessário Uma secretaria organizada deve possuir, antes de qualquer coisa, locais de armazenamento, arquivamento e consulta. É fundamental que a instituição forneça todo o material necessário para que os funcionários possuam mecanismos eficientes que facilitem o processo de pesquisa e de informação. Caixas organizadoras e arquivos, por exemplo, são excelentes para guardar documentos, além, é claro, de armários, gavetas e uma estrutura boa de escritório com cadeiras, mesas e um bom espaço de circulação.   2- Organizar racionalmente o trabalho O primeiro passo para um aumento do rendimento é a diminuição da perda de tempo com o processo de procura. Sendo assim, após a preparação do local em si, é muito importante que os profissionais responsáveis pela secretaria tenham em mente três princípios fundamentais da categorização de arquivos: localização rápida, segurança e flexibilidade. A partir disso é possível classificar os documentos e organizá-los de modo que os arquivos de localização rápida estejam sempre a mão e outros, menos usados, guardados em segurança. O uso de cores e etiquetas também facilitam bastante no processo de pesquisa e devem ser usadas sempre que possível.   3- Aproveitar os talentos e motivações da equipe Após o processo de construção e organização, cabe ao gestor identificar em sua equipe responsável pela secretaria seus talentos e motivações individuais. Com isso, é possível atribuir responsabilidades que serão potencializadas de acordo com cada indivíduo. Por exemplo, uma pessoa mais organizada pode ser encaminhada para o processo de manutenção da organização, outra com mais facilidades ao lidar com o público pode ser designada para o atendimento ao cliente, e assim por diante.   4- Trabalhar com eficácia, reduzindo os desperdícios Com a organização, vem a eficácia do trabalho e, consequentemente, muitos desperdícios são evitados. Ao elaborar com a sua equipe algumas diretrizes a serem seguidas, o gestor consegue propor um ritmo de trabalho mais focado e determinado para conservar a secretaria em ordem. Ou seja, criar o hábito de manter o setor organizado, ao invés de arrumá-lo continuamente, evitando assim, desperdícios de material, energia e, principalmente, tempo.   5- Utilizar a tecnologia Com a constante evolução da tecnologia os métodos tradicionais de organizar a secretaria mudaram. Prova disso é que as ferramentas tecnológicas podem ajudar — e muito — na organização desse espaço escolar, facilitando bastante a vida dos funcionários. Atualmente, através dos sistemas de gestão escolar, é possível otimizar a organização da secretaria, reduzindo consideravelmente a utilização de papel e também do espaço físico destinado para o armazenamento de arquivos. Sendo assim, a solução ideal para você organizar de vez a secretaria de sua instituição de ensino é a adoção do Sistema EGD. Através dele é possível organizar de forma muito mais simples toda a parte burocrática da secretaria, além de possibilitar aos pais acessar informações como faltas, notas e horários através da plataforma, sem necessidade de ir até a escola. Com o Sistema EGD você garante que a secretaria não fique sobrecarregada e permite que seus funcionários trabalhem de forma muito mais organizada e eficaz. Quer conhecer mais sobre o Sistema EGD? Fale agora com um de nossos consultores e saiba como podemos te auxiliar a obter melhores resultados com sua instituição de ensino!  

Dificuldade para captar alunos, falta de controle sobre a evasão escolar, processo de matrículas lento e demorado. Esses são só alguns dos problemas enfrentados por diretores e gestores de instituições de ensino. Sendo assim, a implementação de um Software de Gestão Escolar torna-se cada vez mais necessária, tendo em vista que este proporciona ao gestor a estrutura tecnológica e organizacional que uma instituição necessita, com a praticidade e a eficácia que a nossa atual realidade exige. Entre os diversos benefícios de apostar na ferramenta estão redução de custos, melhora na retenção e captação de alunos e, ainda, acesso mais fácil às informações, o que auxilia muito o gestor no momento de tomar decisões. Conheça a seguir algumas características dos softwares de gestão e como eles podem ajudar a melhorar os resultados da sua instituição de ensino!   EFICIÊNCIA A eficiência é uma das principais características dos softwares de gestão. Através de sua utilização é possível reduzir muito a taxa de erros nos processos escolares, além de proporcionar muita mais rapidez e agilidade em diversas tarefas. Além disso, através da centralização das informações que o sistema oferece, é muito mais simples realizar consultas rápidas e, consequentemente, garantir um retorno mais ágil e completo a pais e responsáveis, melhorando a percepção e a confiança deles em relação à instituição de ensino.   REDUÇÃO DE CUSTOS Um dos principais benefícios de investir em um software de gestão educacional é a redução dos custos que a instituição de ensino tem com processos. Com a integração da ferramenta com sistemas e interfaces, os custos de operação e manutenção são reduzidos consideravelmente. Além disso, o controle de contas a pagar e tarifas administrativas é mais eficiente tornando o trabalho mais proveitoso e, consequentemente, deixando os funcionários menos sobrecarregados e com mais tempo para realizar outras funções. Também no campo financeiro, através dos sistemas de gestão é possível obter um controle mais preciso e um acompanhamento eficaz sobre alunos inadimplentes, facilitando ao gestor a identificação e sinalização das famílias que devem ser notificadas.   MAIS FACILIDADE NA CAPTAÇÃO DE NOVOS ALUNOS E REMATRÍCULA Ao oferecer um sistema de gestão a pais e alunos, a instituição demonstra profissionalismo e compromisso com as famílias e com a educação em si. Por tratar-se de uma inovação tecnológica, o uso dos softwares traz consigo um grande diferencial e um atrativo importante que pode fazer a diferença no momento do cliente escolher entre uma ou outra instituição. Além disso, com as informações armazenadas pelo sistema, é possível fortalecer o relacionamento com o corpo estudantil, reduzindo o risco de evasão e, possivelmente, aumentar as taxas de rematrícula.   AUXÍLIO NO PLANEJAMENTO Um software de gestão educacional permite que o gestor tenha uma visão global de todos os dados financeiros e acadêmicos da sua instituição. Com essa noção geral aprimorada, é possível obter uma melhora considerável na gestão do orçamento e no cumprimento de tudo que foi planejado. As instituições de ensino são negócios complexos, com uma enorme gama de processos simultâneos, através dessa análise uniformizada de dados é possível tomar decisões de forma muito mais segura e assertiva.   Ao oferecer um sistema de gestão escolar tecnologicamente inovador a pais e alunos é possível obter um resultado fantástico com relação às metas de conversão. O Sistema EGD oferece essas e outras diversas funcionalidades que podem atrair novos alunos e melhorar muito o desempenho da sua instituição de ensino. Mostre que sua instituição caminha lado a lado com o melhor que a tecnologia pode proporcionar, ofereça essa oportunidade aos responsáveis e aproveite todos os benefícios que o Sistema EGD oferece! Conheça melhor o Sistema EGD. Converse agora com um de nossos consultores e tire todas as suas dúvidas!      

Formar cidadãos, educar, preparar, inserir socialmente indivíduos. Essas são apenas algumas das funções e obrigações de qualquer instituição de ensino. Para que cada uma dessas funções seja cumprida com êxito é de extrema importância pensar o ambiente escolar de uma forma aberta e democrática. Pensando nisso resolvemos elaborar um e-book com algumas dicas e conselhos para gestores que desejam aprimorar a sua gestão e implementar novas práticas no diálogo com a comunidade escolar. O e-book foi dividido em 4 partes: contexto, administração da educação x administração empresarial, proposta, ná prática e conclusão.     Contexto No capítulo “Contexto”, buscamos entender o conceito de administração em geral e suas transformações, de acordo com a forma como a sociedade está organizada, considerando, sobretudo, seus princípios, finalidades e funções. Tendo em vista o conceito de administração no dicionário Aurélio como sendo: “um conjunto de princípios, normas e funções que tem por fim ordenar os fatores de produção e controlar a sua produtividade e eficiência, para se obter determinado resultado”, introduzimos também um paralelo essencial de reflexão quando o assunto é gestão escolar democráica: as diferenças entre administração da educação e administração empresarial.   Administração da educação x Administração empresarial Neste capítulo resolvemos elucidar as principais diferenças administração da educação e administração empresarial. Onde, na administração da educação, precisamos pensar na instituição de ensino no sentido de que suas ações, prioritariamente educativas, atinjam os objetivos de formar cidadãos participativos, críticos e criativos. Diferentemente das empresas, que visam à produção de um bem material tangível ou de um serviço determinado.   Proposta Deixando claro as principais diferenças dos dois tipos de administrações, buscamos nesse capítulo colocar à luz as principais propostas da gestão escolar democrática. Esta que pressupõe a participação ativa dos vários setores da comunidade escolar – pais, professores, estudantes e funcionários – em todos os aspectos da organização da escola. Influenciando diretamente nas mais diferentes etapas da gestão escolar (planejamento, implementação e avaliação) seja no que diz respeito à construção do projeto e processos pedagógicos quanto às questões de natureza burocrática.   Na prática Neste capítulo apresentamos algumas ações da gestão escolar democrática que devem ser destacadas quando buscamos objetivos práticos com impacto direto na formação crítica e política dos alunos e da comunidade, no envolvimento e na participação no processo decisório da escola, no desenvolvimento de ações coletivas, visando à democratização do espaço escolar e, principalmente, no fortalecimento do conceito de unidade escolar. Dentre elas podemos destacar: a elaboração de uma proposta pedagógica, a criação de um conselho escolar, conselho de classe, associação de pais e mestres e grêmio estudantil.   Conclusão Na conclusão, listamos 10 palavras chaves essenciais no dicionário de qualquer gestor que deseja inserir sua instituição no sentido da gestão escolar democrática. Buscamos também destacar que numa gestão democrática, a escola deve estar aberta ao diálogo, voltada para os anseios da sociedade moderna e pautada nos preceitos democráticos, onde a comunidade escolar possa construir propostas e alternativas que fortaleçam a união e o diálogo em torno da gestão do ensino.   Gostaria de saber tudo sobre como gerir sua instituição de ensino de forma mais democrática? Não perca tempo e baixe agora mesmo, de forma gratuita, nosso “[E-BOOK] TUDO O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE GESTÃO ESCOLAR DEMOCRÁTICA”. Através de uma gestão eficiente sua instituição pode alcançar resultados surpreendentes!            

Com o fim das férias escolares se aproximando e, consequentemente, com o início das aulas chegando, é muito importante que as instituições comecem a preparar seu corpo docente para o ano letivo que está por vir. Nesse sentido, um planejamento pedagógico torna-se essencial para que o período transcorra com tranquilidade e, principalmente, com muito entrosamento entre toda a equipe. Sendo assim, preparamos para o post de hoje um breve guia sobre como idealizar e colocar em prática esse planejamento.   O que é um planejamento pedagógico?   Um planejamento pedagógico nada mais é do que um processo de reflexão sobre os desafios do cotidiano escolar tendo em vista experiências acumuladas ao longo do tempo e com o objetivo de preparar adequadamente o corpo docente para o início do ano letivo que está por vir.   Quando e como ele é feito? Em geral, o planejamento escolar é feito para o ano inteiro e acontece antes do início das aulas. Nesse período, as escolas agendam uma semana pedagógica (que pode durar de 3 a 5 dias), durante a qual se discute o que acontecerá nos próximos meses letivos. Durante essa semana o corpo docente revisa também o Projeto Político-Pedagógico (PPP) da instituição, documento este que define a identidade da instituição e indica os caminhos necessários para o andamento correto das atividades escolares. Desta forma, o planejamento nasce a partir do estabelecimento de metas e de objetivos que a escola deseja alcançar, tornando-se assim um momento importantíssimo para a construção de conhecimento sobre gestão, didática, articulação com a comunidade, constituição de uma equipe colaborativa e qualificação das ações.   Como acontece na prática? Na prática, o que ocorre durante a semana pedagógica é uma série de pautas que devem ser discutidas por gestores, professores e funcionários. Os membros da equipe discutirão o funcionamento da instituição como um todo e também as funções pelas quais são responsáveis. Dentre as pautas que são discutidas e posteriormente transformadas no planejamento pedagógico podemos destacar:   Troca de experiências entre os professores e gestores Apresentação e análise dos resultados do ano anterior Estabelecimento de metas e objetivos Apresentação do calendário escolar, de acordo com o disponibilizado pela Secretaria de Educação Revisão do Projeto Político-Pedagógico e criação de planos de ação Definição da grade horária das disciplinas Divisão das turmas Organização das salas e dos materiais Recepção dos alunos Planejamento pedagógico, levando em consideração a avaliação do ano anterior e a distribuição dos conteúdos de ensino e aprendizagem   É claro que as pautas das reuniões de planejamento podem mudar, dependendo de seu objetivo. Porém, podemos observar que o planejamento do ano não começa da estaca zero. O trabalho já se inicia no ano anterior, quando a equipe escolar realiza sua avaliação. Na semana pedagógica, trabalha-se em cima dos resultados obtidos e com a troca de experiência sobre as turmas entre os docentes, visando sempre melhorar o que tem sido feito.   Acompanhamento Ao longo dos meses, é importante acompanhar se as ações previstas no planejamento têm sido implementadas e se as estratégias estão dando certo. Essa avaliação pode ocorrer a cada bimestre, trimestre ou semestre. O importante, porém, é ter sempre em mente que o planejamento pedagógico não significa somente por no papel algumas discussões de início de ano. Para que as ideias e planos virem realidade, é preciso que o gestor esteja sempre comprometido com o projeto pedagógico da escola e que passe constantemente tais valores para sua equipe. Assim, é possível antecipar problemas e antever ações para contribuir com o desenvolvimento educacional dos estudantes e, consequentemente, com o sucesso da instituição.