Autor: Ricardo Braga

Metade da caminhada do ano letivo já foi realizada e é chegada a hora de ter a tão esperada pausa. Esse período do ano é importante para recuperar as energias e voltar com tudo para o próximo semestre. E por isso, o impulso que nos domina é o de usar cada minuto possível para descansar. No entanto, o recesso escolar é um excelente momento para avaliar o trabalho que já foi feito e cumprir a segunda metade do ano com resultados ainda melhores. Para começar um segundo semestre ainda melhor e ainda ter tempo para descansar basta olhar para os pontos certos e resolvê-los de maneira rápida e assertiva. Por mais complexo e penoso que possa parecer, com algumas atitudes simples, você será capaz de diagnosticar os primeiros meses de trabalho da sua escola e definir exatamente quais os pontos devem ser corrigidos. Balanço financeiro Antes de tudo, é claro que você não deve descuidar em momento nenhum do fluxo de caixa da sua escola. Mas que tal utilizar o recesso escolar para um balanço ainda mais detalhado? Utilize esse momento para buscar dados mais aprofundados. Use estatísticas e informações de indicadores chave para entender se o primeiro semestre caminhou conforme seus planos de crescimento. Caso não tenha, defina quais as ações colocarão a escola novamente na direção das metas. Faça um detalhamento dos custos da escola, dos inadimplentes, das fontes de receita e defina os próximos investimentos e passos estratégicos que farão da sua escola ainda maior em 2020. Infraestrutura Não há dúvidas de que, apesar de curto, o recesso escolar, com a organização correta, é um ótimo momento para reformas simples e ações organizadas de manutenção das instalações da escola. Além disso, aproveitar as salas de aula vazias garante mais liberdade e menos transtornos durante as obras. Está pensando em revitalizar a pintura da escola ou realizar pequenos reparos? A hora é agora! Desempenho escolar Como estão indo as metas de ensino da sua escola? O desempenho dos alunos está satisfatório? Seus professores estão conseguindo executar o projeto político pedagógico proposto? O recesso escolar é um período excelente para conferir se as metas estão sendo atingidas. Faça reuniões com a equipe para verificar e ajustar os pontos necessários e lembre-se que uma educação de excelência é a missão de toda escola. Planeje seu crescimento O meio do ano também é o momento de começar a planejar suas campanhas de captação. Defina qual será seu orçamento, quais serão suas estratégias e metas. Uma boa captação de alunos garante um bom ano seguinte e nunca é cedo demais para começar a pensar nisso. Aproveite seus dias mais tranquilos para refletir com clareza e conseguir o melhor resultado para sua escola. Gostou desse texto? Vai começar a planejar seu recesso escolar agora mesmo? Conta pra gente aí nos comentários!        

Conseguir realizar mais tarefas em um dia de trabalho parece interessante pra você, gestor escolar? Sentir-se mais produtivo, confiante e ser um exemplo ainda melhor pra sua equipe também seria bom? Essas são perguntas que nunca terão um não como resposta e, em até certo ponto, indicam um quadro que não é tão difícil reverter. Normalmente, um boa organização reflete positiva e imediatamente nos níveis de produtividade em qualquer setor. Sem dúvidas utilizar um software de gestão escolar é a melhor forma de conseguir ser mais produtivo, no entanto, caso você ainda não disponha dessa ferramenta, melhorar a capacidade de priorização, tornar mais clara a visualização das janelas de execução e dos resultados esperados já é um passo enorme. Nesse post eu vou te mostrar uma ferramenta e dois passos simples para você empregar hoje mesmo no seu dia a dia e começar a alcançar níveis bem mais altos de produtividade. 1º Passo para organizar sua agenda – Tenha um quadro na sua sala Isso mesmo! Trate de fixar um quadro na parede da sua sala. Verde, branco, de papel ou até mesmo feito na própria parede. O mais importante é que você tenha uma área visível em que você possa “anotar” tudo o que precisa ser feito. Ter um quadro na parede, além de te permitir sempre manter os olhos no que precisa ser realizado te permite alterar e inserir novas tarefas a qualquer momento e de forma bem mais ágil. Esse passo é fundamental, no entanto, tão importante quanto listar a tarefas e organizá-las de forma correta. 2º Passo para organizar sua agenda – Defina onde cada tarefa vai ficar Uma vez que seu quadro esteja fixado, o próximo passo é delimitar os espaços para cada tarefa. Para definir esses espaços, eu te sugiro, utilizar cores. – Quadro verde – FUTURO DA INSTITUIÇÃO No quadro verde você vai inserir as atividades que são fundamentais para o desenvolvimento da sua escola. Atividades que farão toda a diferença para o futuro da escola. Por exemplo: Uma reunião com os seus sócios e com a direção; Definir quais os objetivos e metas; reuniões com parceiros. Esse tipo de atividade deve ocupar cerca de 30 a 40% do seu tempo diário. – Quadro azul – AS PESSOAS Nesse espaço você irá alocar as tarefas que são relacionadas às pessoas da sua escola. Ou seja, reunião com pais, reunião com a equipe para apresentar os resultados, um momento para ouvir feedbacks do time. Tudo isso deve ocupar um momento previsto no seu dia. Guarde 30 a 40% do seu tempo para esse espaço. Além de eliminar a imprevisibilidade nessas atividades, o que atrapalha bastante a organização do dia, você aumenta a produtividade de toda a equipe e fortalece sua liderança. – Quadro vermelho – OS PROBLEMAS Problemas acontecem e você tem que deixar um espaço no seu dia para lidar com eles. E é para isso que o quadro vermelho serve. Aqui estarão previstas as tarefas de alta criticidade para escola, tarefas que afetam diretamente o funcionamento da escola e que precisam ser resolvidas imediatamente. Aqui você deve deixar apenas 10% do seu tempo! Isso mesmo. O grande desafio é que você se organize para não viver “apagando incêndios” na escola. Capacite e permita que sua equipe resolva os problemas menos complexos e se preocupe em resolver somente os problemas maiores. – Quadro branco – TAREFAS PESSOAIS Esse será o seu momento. Coloque aqui suas atividades de relaxamento e lazer. Vá ao teatro, fique com a sua família e amigos. O importante é se desligar e renovar suas energias para tirar o próximo dia de letra! Não deixe que o cansaço atrapalhe seu rendimento. Viu como é simples começar a ser ainda mais produtivo? Gostou desse post? Quer saber mais sobre organização e produtividade? Baixe agora nosso e-book sobre gestão de tempo e produtividade agora mesmo.    

O  dia à dia das empresas é cada vez mais corrido e agenda está sempre cheia, isso é mais perceptível em escolas, pois os gestores dividem-se entre tarefas administrativas, pedagógicas, fazem atendimento e, por vezes, ainda lecionam. É muito  comum  acumular  tantas  tarefas  que  o dia  parece ser curto demais e é nessa hora que o gestor precisa parar e    organizar-se    para     faze r  a   gestão  de  tempo  e  ter  mais  produtividade.   Ser    produtivo  é   uma questão  de reorganização  de   tarefas. E  no,  post  de  hoje,  eu  vou  apresentar algumas dicas para otimizar a gestão de tempo e produtividade da sua escola.          1. Gestão de Tempo e produtividade: Agenda do gestor Divida  a  sua  agenda  em  quatro  partes,  atribua  cores  a  essas  partes  e  fixe  na  sua  sala.   Sugiro  a cores: verde, vermelho, azul e branco, como faz Márcio Utsch, CEO da Alpargatas. No  quadro  VERDE  coloque  todas  as  atividades  relacionadas  ao futuro  da escola, como por exemplo: reuniões  com  coordenadores  sobre  a  metodologia  de  ensino;  reuniões  com parceiros; pesquisas para melhorias na empresa. Separe de 30 a 40% do seu tempo para essas atividades. AZUL  deve   ser   usado  para  tarefas   relacionadas   às   pessoas,   a   exemplo:    verificar  as  atividades  dos  professores;  atender  pais  e alunos; reuniões com equipe; e outras tarefas semelhantes. Utilize entre 30 e 40% do seu tempo com essas tarefas. O  VERMELHO  é usado para tarefas de resolução de problemas que ocorrem na empresa, por exemplo: reclamação  de pais; problemas com equipamentos, etc. Essas tarefas não devem ocupar mais que 10% do tempo da agenda. Finalmente   o  quadro  BRANCO  usado  para  as  tarefas  de  cunho  pessoal,  como:  Ir  ao  teatro,  fazer caminhadas,  ficar  com  a  família.  Essa última  opção é muito importante,  pois é quando você se desliga da rotina, muitas vezes estressante, e o cérebro pode processar todas as informações. 2. Gestão de Tempo e produtividade: Delegue responsabilidades Uma  das  tarefas  mais  difíceis  para  um  gestor  é delegar funções e se desprender das atividades operacionais, mas quando  é  isso é  feito  há muitos  ganhos  para a  organização.  Não  perca  tempo  resolvendo  problemas  que  a  sua equipe  é  capaz  de  resolver,  cultive  a  cultura  da  pro  atividade  nos  seus colaboradores e capacite-os. No entanto, mantenha o controle eficiente do tudo o que acontece na instituição, para isso um  software de gestão é fundamental, eu já falei sobre isso no post sobre Tecnologia e Ensino.              3. Gestão de Tempo e produtividade: Defina seus interlocutores Poucas  coisas  tiram  tanto  o  foco  das decisões estratégicas quanto atender a todos que procuram pelo gestor, pelos mais  variados  motivos.  Reduza  ao  máximo  o  número  de   pessoas que  reportam diretamente a você e, como dito no  item  anterior,  permita  que  a sua   equipe atue e  desenvolva  o  que  Platão  chamaria  de “autarquia”,  ou seja, a capacidade  de auto gerir.  É  importante  não  deixar  de  estar  próximo  da  sua   equipe  e  fazer-se  presente,  utilize o  quadro  azul  da  sua  agenda  para  isso.  Passeie  pela  escola,  converse  com  todos,  mas  ao  se  deparar com algo errado  não  resolva, busque  pela responsável  pela área. Resista a tentação, pois isso fortalecerá a autoconfiança dos colaboradores e impedirá que lhe procurem por qualquer coisa. Concentre as atividades administrativas em software de  gestão  moderno  e online,  dessa  forma  você  terá  total  controle  de  tudo  o que acontece na escola, mesmo não estando na instituição. Fonte: Época Negócios, 2010