Categoria: Gestão escolar

Quais os métodos que você utiliza para controlar as despesas na sua escola? Não é muito comum encontrar escolas que se dedicam muito para controlar seus recebimentos mas negligenciam as contas a pagar. O maior problema dessa tipo de conduta é que o sucesso de uma instituição depende diretamente do quanto se ganha x quanto se gasta. Além disso, ainda existem aquelas que, quando percebem a importância desse controle, o fazem sem nenhuma ferramenta. Tornando quase impossível ter a devida precisão dessas informações. Um detalhe reconfortante é que controlar as despesas da sua escola é mais fácil do que parece. No entanto, é preciso um certo nível de organização e disponibilidade de tempo. Nesse post eu vou te apresentar 3 ferramentas que irão facilitar muito essa rotina fundamental para o seu dia. Forma de controlar despesas 1 – Planilhas de controle financeiro Planilhas estão longe de ser a ferramenta ideal para realizar o controle financeiro da escola. No entanto, por ser uma tecnologia mais acessível, pode ser um primeiro passo interessante para escolas que ainda não dispõe de nenhum suporte. As vantagens das planilhas são o baixo custo e por ser uma tecnologia mais “conhecida” de todos. Com alguns minutos no google você vai perceber que não é muito difícil encontrar planilhas gratuitas na internet. Sem dúvidas, lançar mão de uma dessas irá te ajudar a iniciar esse controle de despesas da sua escola. Os pontos negativos são a limitação das funções encontradas nas planilhas gratuitas e a dificuldade de criar modelos mais complexos por conta da necessidade de um conhecimento específico. Nós aqui do Sistema EGD desenvolvemos uma planilha para começar a te ajudar. Baixe agora. É GRÁTIS! Forma de controlar despesas 2 – Software de gestão financeira Ter um software de gestão financeira é o segundo melhor cenário para sua escola. Com um desses sistemas você terá um controle mais facilitado em comparação ao uso de planilhas. Os softwares de gestão financeira se destacam por possuírem uma interface mais intuitiva do que as planilhas e, também, por entregar funções mais completas para o controle de despesas da sua escola. O ponto negativo é que, com um desses softwares, você só poderá controlar o aspecto financeiro da sua escola. E, todo gestor sabe, que o ideal é unificar todas as informações da instituição em uma única plataforma. Forma de controlar despesas 3 – Software de gestão escolar Quer ter um bom controle de despesas da sua escola? Tenha um bom software de gestão escolar. Um software de gestão escolar vai te permitir ter, além de um bom controle financeiro, o controle de toda a escola. E isso é um diferencial enorme para a sua tomada de decisões e para o crescimento da escola. A grande vantagem desse tipo de tecnologia é que ela é desenvolvida pensando nas rotinas da escola. Com detalhes específicos que você não encontra em softwares genéricos de controle financeiro. Além disso, é interessante que você encontre uma empresa que te entregue um bom pacote de serviços como atualizações e suporte para dúvidas suas e da sua equipe. Se você estiver procurando um software de gestão escolar e quiser conhecer o Sistema EGD é só clicar aqui que a gente entra em contato com você!   E aí, preparado para começar a dar mais atenção para as despesas da sua escola? Conta pra gente aí nos comentários!  

A inadimplência é uma das maiores preocupações de todo gestor escolar. Além do prejuízo para o fluxo de caixa da escola ainda existe a preocupação com a dificuldade de recuperar os valores em atraso. Esse é um problema real e que traz diferentes níveis de preocupação que podem significar até mesmo o encerramento das atividades da escola. Quanto maior for a inadimplência na escola mais urgente é a necessidade de adotar praticas que visem reduzi-lá. Mas quando você deve começar a realmente se preocupar com os números de inadimplência da sua instituição de ensino? Eu sei que é complicado dizer que existe um nível “aceitável” de inadimplência, afinal, todos gostaríamos de ver esse indicador zerado mas isso é quase impossível. Por isso seu objetivo deve ser manter seu nível de inadimplência sempre abaixo dos 3%. Acima desse valor as luzes vermelhas se acendem. E para te ajudar a atingir esse objetivo eu vou citar 3 práticas simples para manter sua inadimplência sempre a mais baixa possível. Prática 1 – Ofereça múltiplos meios de pagamento Qual a forma de pagamento que você oferece aos seus clientes? Carnês, Boletos, Cartões de crédito? Entender que o pagamento das mensalidades da escola é parte da rotina dos alunos e responsáveis ajuda a enxergar soluções para o não pagamento em dia das mensalidades. Muitas vezes as escolas só disponibilizam uma forma de pagamento das mensalidades o que pode dificultar a quitação da dívida. Não é difícil imaginar que, na correria do dia a dia, muitos não encontram tempo para se deslocar até a escola para pagar um carnê, portanto, pagar um boleto via internet banking seria mais fácil e diminuiria a chance de atraso. Concorda? Oferecer diferentes formas de pagamento é tornar mais fácil que o pagamento seja realizado e, por consequência, reduzir a inadimplência! Prática 2 – Tenha uma boa ferramenta de controle de cobranças Combater a inadimplência depende de uma abordagem rápida e precisa. Quanto antes você acionar os mecanismos que te ajudam a reaver os pagamentos em atraso menor é o tempo de recebimento e, consequentemente, o impacto no caixa da escola. A melhor forma de encontrar os inadimplentes imediatamente é ter um bom software de gestão escolar que te mostre essas informações de forma simples. Um bom software de gestão, além de te ajudar a saber quem são os inadimplentes, vai te ajudar com um envio de cobranças mais facilitado e com mecanismos para prevenção de atrasos como notificações e e-mails de aviso de data de vencimento para os seus clientes. Nós já falamos sobre os sinais de que sua escola precisa de um software de gestão. É só clicar aqui e ler o nosso post. Prática 3 – Renegocie as dívidas Uma vez que os pagamentos em atraso de um aluno se acumulem renegociar as dívidas se torna uma excelente estratégia. Sem dúvida alguma, receber o pagamento, mesmo que parcial, é melhor do que perder todo o faturamento previsto com aquele aluno. Crie regras de desconto e permita que sua equipe atue na negociação e recuperação desses valores. Dessa forma você somará esforços e terá uma atuação assertiva e organizada. Pronto! Agora é só colocar essas atitudes em prática e começar a reduzir a inadimplência na sua escola? Gostou desse post? Escreve pra gente aí nos comentários e não deixe dos nos acompanhar todas as semanas.    

Muitas gestores ainda subestimam a importância de uma boa gestão financeira para suas escolas. Na verdade, muitos deles ainda entendem como “gestão financeira” uma visão simples sobre as receitas e despesas da escola e é exatamente essa visão que faz com que muitas escolas não cresçam, e, infelizmente, por muitas vezes, fechem as portas. Mas por onde você deve começar a organizar a vida financeira a sua escola? É exatamente essa pergunta que nós vamos responder nesse texto. 1º PASSO PARA MELHORAR A GESTÃO FINANCEIRA DA SUA ESCOLA: FAÇA UM PLANO ORÇAMENTÁRIO Estamos prestes a entrar no ano de 2019 e, por isso, é imperativo que você defina exatamente quais serão as prioridades para o próximo ano e onde cada recurso será alocado. E como saber onde os recursos serão alocados? Fazendo um bom plano orçamentário. Para ter um bom plano orçamentário nenhuma fonte de receita ou despesa deve ser desprezada, você deve realizar previsões de quanto será faturado e o quanto será gasto desde a sua folha salarial até as folhas de papel que serão utilizadas durante o ano. Defina com detalhes todas as formas de entrada e saída de recursos e as previsões de datas em que elas serão realizadas. Esse passo é fundamental tanto para definir os objetivos da sua instituição para o próximo ano quanto para acompanhar se o caminho escolhido está permitindo que esse objetivo seja atingido. 2º PASSO PARA MELHORAR A GESTÃO FINANCEIRA DA SUA ESCOLA: SEJA FIEL AO PLANEJAMENTO ESTABELECIDO Após a definição do plano orçamentário é fundamental que este seja a única visão possível do desenvolvimento da escola. Não abra concessões! Parece óbvio, não é? Mas não é. Muitas vezes, ao nos depararmos com uma situação adversa nossa reação é mudar o planejamento e não mudar nossas atitudes. Vou te dar um exemplo simples de como isso acontece. Todas as nossas fontes de receita foram mapeadas e todas as nossas despesas também. Nosso plano orçamentário está perfeito e, portanto, nosso investimento em captação de alunos e os objetivos esperados para o próximo ano já estão definidos. No entanto, a inadimplência na escola aumentou um pouco mais do que o previsto e você, gestor escolar, ao invés de trabalhar para reduzir os valores de inadimplência já se pega reduzindo seu orçamento para captação de novos alunos e “aceitando” que seu crescimento de matrículas será menor que o planejado para o próximo ano. Esse cenário soa familiar? Se isso já aconteceu na sua escola você simplesmente desistiu do seu planejamento e não buscou mudar as atitudes para alcançar os indicadores previstos. 3º PASSO PARA MELHORAR A GESTÃO FINANCEIRA DA SUA ESCOLA: BUSQUE FERRAMENTAS QUE TE AJUDEM A COLOCAR SEU PLANEJAMENTO EM PRÁTICA Eu sei que gerenciar todos os indicadores importantes para sua escola pode ser complicado. E se eu te disser que já existem formas de transformar esse trabalho em algo mais simples e rápido? Software de gestão Aqui no Sistema Edux nós temos uma plataforma de gestão que te ajuda a fazer todo o controle de receitas e despesas da sua instituição com pouco cliques e com uma agilidade tremenda, permitindo que toda sua equipe possa acessar a plataforma para alimentar os dados e que você acesse pela internet de qualquer lugar do mundo. Ter relatórios e gráficos em tempo real é um fator determinante para que você possa corrigir suas ações para uma boa execução do planejamento estabelecido. Quer saber mais sobre o sistema Edux? Clique aqui. Planilhas em Excel Por mais que não sejam as ferramentas ideais, as planilhas são um passo a frente da gestão em papel. Ter as planilhas corretas vai te dar um nível inicial de automação e acesso às informações da escola. Assim você passará a ter acesso à gráficos e, com algum nível de intimidade com a ferramenta, relatórios gerenciais. Aqui no Sistema Edux nós produzimos várias planilhas, guias e e-books para te ajudar! Quer saber mais? Clique aqui e acesse nossa biblioteca. Agora que você já tem tudo o que precisa é só começar a trabalhar com a visão certa sobre sua gestão financeira! Já utiliza nossas planilhas ou já usa o Sistema Edux? Conta pra gente como está sendo sua experiência aqui nos comentários.