Categoria: Gestão escolar

O  dia à dia das empresas é cada vez mais corrido e agenda está sempre cheia, isso é mais perceptível em escolas, pois os gestores dividem-se entre tarefas administrativas, pedagógicas, fazem atendimento e, por vezes, ainda lecionam. É muito  comum  acumular  tantas  tarefas  que  o dia  parece ser curto demais e é nessa hora que o gestor precisa parar e    organizar-se    para     faze r  a   gestão  de  tempo  e  ter  mais  produtividade.   Ser    produtivo  é   uma questão  de reorganização  de   tarefas. E  no,  post  de  hoje,  eu  vou  apresentar algumas dicas para otimizar a gestão de tempo e produtividade da sua escola.          1. Gestão de Tempo e produtividade: Agenda do gestor Divida  a  sua  agenda  em  quatro  partes,  atribua  cores  a  essas  partes  e  fixe  na  sua  sala.   Sugiro  a cores: verde, vermelho, azul e branco, como faz Márcio Utsch, CEO da Alpargatas. No  quadro  VERDE  coloque  todas  as  atividades  relacionadas  ao futuro  da escola, como por exemplo: reuniões  com  coordenadores  sobre  a  metodologia  de  ensino;  reuniões  com parceiros; pesquisas para melhorias na empresa. Separe de 30 a 40% do seu tempo para essas atividades. AZUL  deve   ser   usado  para  tarefas   relacionadas   às   pessoas,   a   exemplo:    verificar  as  atividades  dos  professores;  atender  pais  e alunos; reuniões com equipe; e outras tarefas semelhantes. Utilize entre 30 e 40% do seu tempo com essas tarefas. O  VERMELHO  é usado para tarefas de resolução de problemas que ocorrem na empresa, por exemplo: reclamação  de pais; problemas com equipamentos, etc. Essas tarefas não devem ocupar mais que 10% do tempo da agenda. Finalmente   o  quadro  BRANCO  usado  para  as  tarefas  de  cunho  pessoal,  como:  Ir  ao  teatro,  fazer caminhadas,  ficar  com  a  família.  Essa última  opção é muito importante,  pois é quando você se desliga da rotina, muitas vezes estressante, e o cérebro pode processar todas as informações. 2. Gestão de Tempo e produtividade: Delegue responsabilidades Uma  das  tarefas  mais  difíceis  para  um  gestor  é delegar funções e se desprender das atividades operacionais, mas quando  é  isso é  feito  há muitos  ganhos  para a  organização.  Não  perca  tempo  resolvendo  problemas  que  a  sua equipe  é  capaz  de  resolver,  cultive  a  cultura  da  pro  atividade  nos  seus colaboradores e capacite-os. No entanto, mantenha o controle eficiente do tudo o que acontece na instituição, para isso um  software de gestão é fundamental, eu já falei sobre isso no post sobre Tecnologia e Ensino.              3. Gestão de Tempo e produtividade: Defina seus interlocutores Poucas  coisas  tiram  tanto  o  foco  das decisões estratégicas quanto atender a todos que procuram pelo gestor, pelos mais  variados  motivos.  Reduza  ao  máximo  o  número  de   pessoas que  reportam diretamente a você e, como dito no  item  anterior,  permita  que  a sua   equipe atue e  desenvolva  o  que  Platão  chamaria  de “autarquia”,  ou seja, a capacidade  de auto gerir.  É  importante  não  deixar  de  estar  próximo  da  sua   equipe  e  fazer-se  presente,  utilize o  quadro  azul  da  sua  agenda  para  isso.  Passeie  pela  escola,  converse  com  todos,  mas  ao  se  deparar com algo errado  não  resolva, busque  pela responsável  pela área. Resista a tentação, pois isso fortalecerá a autoconfiança dos colaboradores e impedirá que lhe procurem por qualquer coisa. Concentre as atividades administrativas em software de  gestão  moderno  e online,  dessa  forma  você  terá  total  controle  de  tudo  o que acontece na escola, mesmo não estando na instituição. Fonte: Época Negócios, 2010

Um dos setores mais importantes que merecem atenção e cuidado para que o todo funcione dentro de uma instituição de ensino é a secretaria. Muitas vezes com sua importância deixada de lado, é por lá que quase todos os processos passam e ter uma secretaria atualizada e constantemente organizada trás benefícios diretos na automatização das tarefas, ganhando tempo e descomplicando quando o gestor necessita de algum documento ou algum dado que está arquivado lá. É muito importante também que o gestor opte por ferramentas modernas que facilitem os processos da secretaria. A tecnologia chega para auxiliar nos mais diversos setores das escolas e a secretaria é uma grande beneficiada por isso de diversas formas. As melhorias ao se adotar sistemas que visam informatizar a secretaria são vistas em várias frentes, da melhoria da prestação dos serviços à redução de custos que antes pareciam indispensáveis. Confira como a sua secretaria ganha com um software de gestão de ponta e faça todos os setores da sua escola caminharem na mesma direção!       Vantagens de uma secretaria informatizada: Processo online de matrículas   O uso da tecnologia pode reduzir dores de cabeça do gestor logo nos primeiros momentos do ano da instituição. O período de matrículas é extremamente importante e a forma como você lida com isso na sua escola já é a primeira impressão que responsáveis e alunos terão à respeito da sua escola, então, é importante automatizar e tornar esse processo o mais simples e direto possível. Um software de gestão permite que as turmas sejam cadastradas de forma simultânea, otimizando o tempo. Além disso, a partir da existência de um banco de dados que permanece no sistema, as atualizações se dão de uma forma mais automática também.            Vantagens de uma secretaria informatizada: Melhora na captação e retenção de matrículas A presença da tecnologia na secretaria da escola também auxilia em questões que muitas vezes são um problema para o gestor, como a captação de alunos e o controle da inadimplência. O monitoramento do próprio sistema já facilita muito a vida no momento de identificar aqueles alunos que estão inadimplentes e algumas soluções já se apresentam de forma direta como por exemplo o disparo automatizado de emails de boletos de cobrança. Essa automatização dos processos diários também reflete na relação com os responsáveis e alunos que passam a ter uma ponte de qualidade para dialogar com a escola, valorizando essa relação e contribuindo para manter antigas matrículas.      Vantagens de uma secretaria informatizada: Armazenamento 100% online dos arquivos Um dos maiores problemas de qualquer secretaria escolar sempre foi a organização, acúmulo e administração de todos os registros, documentos e arquivos que se acumulam nesse espaço em forma de muita papelada. Esse excesso de papel é muito prejudicial na rotina da escola uma vez que a informação não está tão direta e muitas vezes perde-se muito tempo tentando localizar aquilo que é buscado. Com um sistema que tenha um armazenamento online, não mais se faz necessário um controle manual das informações e planilhas automaticamente atualizadas passam a fazer parte da organização da escola, facilitando o acesso à quaisquer dados independente de qual é a sua data.      Vantagens de uma secretaria informatizada: Maior facilidade em monitorar desempenho Um sistema de última geração é capaz de mapear toda a sua base de alunos e dessa forma o gestor consegue administrar melhor cada caso individualmente, analisando o histórico do aluno e informações importantes em relação a ele. Questões como desempenho em cada disciplina, notas, frequência e anotações podem ser consultadas em tempo real, reduzindo o tempo gasto em cada caso específico, podendo focar mais nas individualidades dos alunos e buscar uma melhora no rendimento acadêmico. Os pais também tem acesso à alguns desses dados em tempo real, então, o software não traz vantagens apenas para os gestores dos colégios. Planilhas também podem ser elaboradas e pensadas para os professores e funcionários e dessa forma, o monitoramento não se restringe apenas aos alunos, dando uma gama de possibilidades a serem analisadas pelo gestor e proporcionando uma maior facilidade de identificar erros e elaborar estratégias para solucionar problemas.   Como é a secretaria da sua instituição de ensino? Muita papelada? Então clique aqui e confira agora o que um sistema de última geração pode fazer pela sua gestão escolar em 2018!

O gestor é responsável por manter a vida financeira da sua escola estável e ao mesmo tempo atender aos padrões de qualidade de ensino esperados, no entanto, um erro de gestão muito comum é a priorização do lucro. Uma escola lida com o conhecimento e um bom rendimento acadêmico exige grandes custos com infraestrutura, profissionais qualificados e manutenção, e uma vez que as receitas são enxugadas para um lucro maior ao final do ano letivo, a tendência é uma queda nos resultados acadêmicos. Dessa forma, pode-se concluir que uma escola com piores resultados, vai atrair menos alunos e a opção anterior por escolher uma política financeira que visa o lucro, se torna um tiro no pé. O que se deve buscar é um equilíbrio entre uma gestão pedagógica e administrativa onde as melhorias na escola sejam a medida que forem necessárias e se enquadrem no planejamento proposto para o ano letivo.   Foco nas metas pedagógicas Quando uma escola é tratada como empresa facilmente isso pode ser concluído pelos responsáveis, o que acarreta em problemas futuros. Vendo a queda da instituição, muitas vezes atitudes mais drásticas como a retirada dos filhos da escola são tomadas e buscando evitar esse panorama, é importantíssimo o investimento pedagógico na escola de uma forma que seja notável pelos responsáveis e também atraia os resultados buscados. É interessante o uso de ferramentas de transparência de fácil acesso dos pais, os conteúdos, atividades e propostas pedagógicas do cotidiano do aluno devem ser de conhecimento dos responsáveis. Investir no lado pedagógico da sua escola é definitivamente uma prioridade. uma vez que os resultados são palpáveis a tendência é que isso se torne satisfação dos responsáveis, ajudando de diversas formas na sua gestão. Com pais e alunos satisfeitos, a tarefa de manter as matrículas e atrair novas se torna mais fácil através do boca a boca e de propagandas que exaltem resultados e com mais alunos, maior é também a receita do seu colégio!   Administrando com equilíbrio A orientação também não é que uma administração firme com os gastos seja deixada de lado, pelo contrário. É essencial que cada fluxo de capital já tenha o seu destino previamente decidido no planejamento, evitando surpresas e carências em áreas que costumam ser deixadas de lado. Esforços devem ser feitos com a finalidade de manter a qualidade de ensino como novas contratações, investimento em tecnologia e informação, e melhorias na estrutura da escola não podem ser itens riscados no primeiro momento em que os lucros ficam prejudicados. É importante lembrar que a satisfação de toda a comunidade escolar é a melhor propaganda possível para uma escola e o gestor precisa saber como alinhar tudo para que a escola entregue o que foi previsto. O equilíbrio é essencial porque a educação está em constante revolução e cabe ao gestor gerenciar recursos e material humano para que ganhos pedagógicos e financeiros andem juntos, refletindo em resultados positivos e metas batidas.   Se você quer saber mais sobre uma gestão pedagógica de qualidade, baixe o nosso ebook gratuito! Esperamos que esses direcionamentos ajudem diretamente na sua gestão mantendo o caixa e os investimentos sempre funcionando de forma conjunta!

As funções do professor vão muito além do tempo gasto em sala de aula, planejamento das aulas, agendamento de atividades, correção de provas e exercícios entre outras tarefas são papel do professor administrar. Além disso, esse profissional deve buscar diversificar os seus métodos e atividades com a finalidade de aproveitar de forma completa o tempo escolar em sala também, um dado interessante é que no Brasil apenas 67% do tempo do professor é dedicado às aulas de cada disciplina de fato, o resto do tempo é dividido entre tarefas administrativas e exteriores ao colégio. Dito isso, o conceito do tempo escolar engloba todo o período que o aluno passa na escola, e é preciso a busca da otimização dessa ideia na sua instituição de ensino. Possíveis pausas, tempo de deslocamento, de organização das salas são considerados e o planejamento não deve considerar só o tempo passado efetivamente em sala mas todo o tempo gasto e assim é mais fácil ir se aprimorando na administração do seu tempo real em prol do melhor desempenho acadêmico dos alunos. 1)Otimizando o tempo escolar no seu colégio: defina o perfil das turmas e se adeque! Cada grupo que o professor vai assumir no seu dia a dia fatalmente terá diferenças e divergências, e o professor como profissional de ensino também tem o papel de se moldar a esses diferentes ambientes, considerando as individualidades e particularidades de cada um, e não tentando impor sempre um mesmo modelo “quadrado” de ensino. Propor discussões, dar espaço aos alunos, cativar e saber administrar pausas é essencial para garantir que no final do tempo de aula, o conteúdo seja passado em sua totalidade e com qualidade. A adoção de um sistema que reúna ações como controle do perfil dos seus alunos, de avaliações e atividades e muito mais colabora de forma positiva rapidamente no gerenciamento do tempo. Atualmente, os sistemas de gestão online são muito adotados em escolas que buscam essa maior organização, e não só para os professores e aulas, como também para a gestão financeira da sua escola.   2)Otimizando o tempo escolar no seu colégio: quadro de horários consciente e estruturado A grade de horários é o maior reflexo da forma como você administra o tempo escolar na sua instituição de ensino. Para ter uma grade de horários bem estruturada é necessário levar em consideração alguns conceitos de tempo para extrair o seu maior proveito. Existe o tempo útil que são os períodos de tempo que englobam deslocamentos na escola, o tempo gasto para iniciar a aula e o tempo usado para dizer os alunos das tarefas que serão feitas no decorrer do dia. Já o tempo efetivo de aula é o que sobrou ao se descontar o tempo gasto com as ações ditas acima. O tempo de aula varia de acordo com vários fatores, como por exemplo a idade, crianças menores tendem a aguentar menos tempo de aula, então o gestor tem que possuir o tato de analisar cada caso. É importante também pensar no perfil de cada turma, e não só enxergar as séries como algo homogêneo, como já foi dito. 3)Otimizando o tempo escolar no seu colégio: Planejamento prévio adequado das aulas Mais óbvio e não menos importante é o planejamento e atenção prévias dada a cada aula, entendendo as melhores metodologias a serem aplicadas, materiais a serem usados e bibliografia mais adequada para o perfil de seus alunos. Se planejar para todo um ano letivo também faz parte do trabalho do professor que deve ter como objetivo principal conseguir passar o conteúdo em sua totalidade, considerando em suas contas de tempo as discussões e debates acerca dos temas para promover uma fixação melhor do conteúdo. Um bom caminho para os professores é treinar previamente as aulas e ver o tempo necessário para a parte teórica e o quanto a turma pode debater em cada determinada aula.   Como é a gestão do tempo na sua instituição de ensino? Agora você pode se planejar um pouco melhor para ter um tempo escolar mais equilibrado e eficiente na sua instituição de ensino;